2.1 Introduction

La maitrise d'ouvrage étant considéré comme « un processus » (un enchaînement d'opérations aboutissant à un résultat), Il est important pour les acteurs des collectivités territoriales de connaître les principales phases et étapes qui la constituent afin de clarifier les rôles et responsabilités de chacun.

La clarification des rôles et responsabilités des acteurs doit permettre à chaque groupe d'acteurs (notamment les élus locaux) de savoir ce qu'ils doivent faire concrètement dans la maitrise d'ouvrage et ce qu'ils peuvent attendre des autres acteurs.

Les ateliers réalisés dans le cadre des cours de perfectionnement organisés par InWEnt ont permis de mettre en exergue 4 phases de la maitrise d'ouvrage communal. Des rôles et responsabilités ont été alors identifiés et analysés par rapport à chaque phase.

2.2 Phases de la maitrise d'ouvrage et rôles des acteurs

2.2.1 La décision

La première phase que nous avons appelé « phase de décision », comprend toutes les actions de conception de l'action. C'est au cours de cette phase que le maitre d'ouvrage « pense » et « conçoit » ce qu'il veut réaliser. Il décide.

Les acteurs qui interviennent au cours de cette phase sont essentiellement (i) le maitre d'ouvrage et (ii) l'assistant au maitre d'ouvrage.

Étapes de la phase de décision

La phase de décision peut comporter les étapes suivantes :

L'IDENTIFICATION DE L'ACTION

L'idée de l'action peut naître du collège des élus ou proposée par d'autres acteurs (organisations de la société civile ; secteur privé, partenaires techniques et financiers, etc.) ; Les objectifs sont alors définis et priorisés.

LE DIAGNOSTIC

Cette étape est conçue pour comprendre le lien entre l'action proposée et les problèmes de développement vécu par les groupes cibles (tout ou partie des citoyens de la collectivité territoriale).

ÉCHANGES AU SEIN DE L'ORGANE DÉLIBÉRANT

Au cours de cette étape, toutes les informations concernant l'action (objectifs de l'action, description de l'action, résultats du diagnostic etc.) sont partagées avec l'ensemble des membres du conseil. Puisqu'ils doivent participer à la décision, ils doivent être très bien informés.

LA DÉLIBÉRATION

C'est la concertation entre les conseillers de la collectivité territoriale (élus) en vue de prendre la décision de réaliser ou non l'action. Cette étape est réalisée selon 3 activités importantes :

  • L'information des élus sur l'action (l'objet de la délibération) ;
  • Échanges entre les élus à partir des informations fournies pour approfondir la compréhension de l'action ;
  • Voter ses élus.

Les rôles des acteurs impliqués dans la phase de décision :

LE MAITRE D'OUVRAGE COMMUNAL (CONSEIL COMMUNAL OU CONSEIL MUNICIPAL)

Le maitre d'ouvrage décide des objectifs de l'action / du projet. Ces objectifs peuvent être de quatre ordres :

  • Stratégique ;
  • Fonctionnel ;
  • Technologique ;
  • Organisationnel.

Les objectifs sont « priorisés » par le Maitre d'Ouvrage. Il spécifie les exigences en déléguant leur formalisation aux acteurs directement concernés :

  • Eventuellement un maitre d'ouvrage délégué ;
  • Le maitre d'œuvre ;
  • Le prestataire ;
  • Etc.

L'ASSISTANT À LA MAITRISE D'OUVRAGE

Les principales responsabilités de l'assistant à la maitrise d'ouvrage sont :

Faciliter les échanges entre les élus, notamment en leur permettant d'échanger sur une base commune (vocabulaire, concepts) ;

Préciser les responsabilités de chacune des parties prenantes sur l'action ;

Apporter un support à la maitrise d'ouvrage pour :

  • La conduite des étapes de réalisation de l'action ;
  • la gestion du projet.

Ce rôle est assez complet car l'assistant à la maitrise d'ouvrage doit avoir des connaissances en planification et en gestion de projets pour comprendre les intérêts de chacun et les amener à communiquer à un même niveau.

2.2.2 La planification

La planification dans la maitrise d'ouvrage communale peut être définie comme un exercice qui amène les acteurs locaux à fixer leurs objectifs de développement dont la réalisation suppose, d'abord, une mobilisation des ressources propres, puis, celle des partenaires.

La planification peut aussi être assimilée à un processus dynamique à travers lequel les collectivités locales jouent un rôle central depuis la phase de diagnostic jusqu'à la validation des actions programmées.

Selon les expériences analysées lors des ateliers de formation, les principales étapes d'une phase de planification dans la maitrise d'ouvrage communale sont :

Analyse de la faisabilité de l'action

Dans le cas où la décision de réaliser l'action est prise, une étude de faisabilité technique et socioéconomique est réalisée. Elle est une étape très importante pour entamer la réalisation de l'action et bien définir plus tard les règles de gestion.

L'analyse de la faisabilité précise comment et avec quels moyens les objectifs de l'action peuvent être atteints. Elle donne aussi des indications sur son coût, les délais envisagés et le recours à des prestataires. Elle permet également de déterminer la viabilité d'une action de développement en analysant et en évaluant les idées proposées. Il s'agit d'un moyen de déterminer s'il est possible de concrétiser une idée, et les résultats qui en découlent sont utilisés pour élaborer des solutions et des stratégies pour mettre en œuvre le projet

Elle peut être une analyse légère réalisée par le maitre d'ouvrage ou l'assistant au maitre d'ouvrage ou une étude approfondie réalisée par des spécialistes.

Meilleure définition des objectifs et des résultats attendus

Il s'agit de préciser, sur la base des résultats de l'analyse de la faisabilité, les objectifs de l'action (résultats/changements positifs que l'action est supposée contribuer à générer).

La réalisation de cette étape relève de la responsabilité du maitre d'ouvrage (le conseil communal ou conseil municipal). Il peut être assisté par l'assistant à la maitrise d'ouvrage ou des personnes ressources sélectionnées / désignées pour la circonstance.

Évaluation des coûts des actions

Elle peut être une partie intégrante de l'analyse de la faisabilité. Si elle n'est pas n'est pas prise en compte à cette étape, elle peut constituer une étape à part entière. En ce moment, elle consiste à préciser l'ensemble des prestations (biens et services à fournir) nécessaires pour réaliser l'action. Cela permet d'attribuer un coût à chaque bien et/ou service défini et par la même occasion un coût total à l'action.

L'évaluation des coûts peut être réalisé par un prestataire recruté pour cette seule activité, l'assistant à la maitrise d'ouvrage (s'il en a les compétence) ou le maitre d'œuvre.

Élaboration des plans d'opération / programmation

A l'instar de l'étape d'évaluation des coûts, cette activité peut être réalisée lors de l'analyse de la faisabilité. Elle peut être également réalisée en une étape indépendante qui consiste à décider du moment, du lieu et de la responsabilité de la mise en œuvre de chaque activité.

Elle peut de la responsabilité de l'assistant à la maitrise d'ouvrage ou de celle du maitre d'œuvre.

Définition des modalités de financement

Il s'agit de déterminer les possibilités qui s'offrent à la collectivité pour le financement de l'action (subventions, dons, legs...).

Mobilisation des financements

Il s'agit de rassembler les ressources financières nécessaires et de les mettre à disposition pour la réalisation de l'action.

RÔLES DES ACTEURS AU COURS DE LA PHASE DE PLANIFICATION

Étape

Acteurs

Rôles et responsabilités

Analyse de la faisabilité de l’action

  • Maître d’ouvrage ;
  • Maître d’œuvre ;
  • Assistant à la maîtrise d’ouvrage ;
  • Prestataire recruté pour la circonstance.
  • Analyse de la faisabilité technique et socioéconomique ;
  • Détermination des moyens nécessaires pour réaliser l’action.
  • Détermination des coûts ;
  • Détermination des modes de financement.

Meilleure définition des objectifs et des résultats attendus

  • Maître d’ouvrage ;
  • Assistant à la maîtrise d’ouvrage.
  • Définition des niveaux d’objectifs à atteindre et précision des changements positifs à réaliser à travers la réalisation de l’action.

Evaluation des coûts des actions

  • Assistant à la maîtrise d’ouvrage ;
  • Maître d’œuvre ;
  • Prestataire sélectionné pour la circonstance.
  • Détermination des moyens (humains et matériels) nécessaires pour l’action ;
  • Détermination des coûts de chaque moyen.

Elaboration des plans d’opération / programmation

  • Maître d’œuvre ;
  • Prestataire.
  • Décision du moment, du lieu et de la responsabilité de la mise en œuvre de chaque activité.

Définition des modalités de financement

  • Maître d’ouvrage
  • Détermination des sources de financement de l’action ;
  • Détermination des parts de financement.

Mobilisation des financements

  • Maître d’ouvrage
  • Collecte et mise à disposition des fonds.

 

RÔLES DU MAITRE D'OUVRAGE AU COURS DE LA PHASE DE PLANIFICATION

  • Commander une étude de faisabilité (donner l'ordre de réaliser une étude de faisabilité) ;
  • Sur la base des résultats de l'étude de faisabilité, le maitre d'ouvrage précise les objectifs de l'action ;
  • Apprécier le coût de réalisation de l'action (l'estimation du coût est faite par des spécialistes. Le maitre d'ouvrage accepte ou fait des observations pour une estimation définitive des coûts.
  • Décider des modalités de financement (des propositions concrètes sont faites par les agents techniques qui ont même temps le devoir de fournir la bonne information au maitre d'ouvrage.
  • Mobiliser les ressources financières selon les directives des modalités de financement.

2.2.3 La réalisation

Cette phase comprend trois points importants : (i) la passation du marché (ii) l'exécution du marché et le suivi de l'exécution du marché.

La Passation du marché

Cette expression désigne le processus à mettre en œuvre pour la sélection de la personne, de l'organisation ou de la structure qui sera responsable de la réalisation de l'action Elle comprend généralement trois étapes importantes :

l'appel à la concurrence ;

le recueil des offres, le dépouillement des offres,

l'attribution du marché.

L'exécution du marché :

Il consiste à réaliser l'action selon les indications / règles décrites dans le document de base de l'action. Ce document est partie intégrante ou est annexé au contrat d'exécution de l'action.

Le suivi de la réalisation de l'action

Il consiste à produire selon une périodicité déterminée, des informations qui renseignent différents acteurs sur l'état d'avancement des activités, les difficultés rencontrées, etc.

RÔLES DES ACTEURS AU COURS DE LA PHASE DE RÉALISATION

Étape

Acteurs

Rôles et responsabilités

La Passation du marché :

  • Maitre d’ouvrage ;
  • Lancement du dossier d’appel d’offres ;
  • Ouverture des plis et évaluation des offres ;
  • Attribution du marché ;
  • Notification du marché au titulaire.
  • Assistant à la maîtrise d’ouvrage ;
  • Élaboration du dossier d’appel d’offres ;
  • Ouverture des plis et évaluation des offres ;
  • Maitre d’œuvre
  • Élaboration du dossier d’appel d’offres ;
  • Ouverture des plis et évaluation des offres ;

L’exécution du marché

  • Entrepreneur ;
  • Prestataire.
  • Réalisation de l’action selon les clauses du contrat ;
  • Maître d’œuvre.
  • Contrôle de la réalisation de l’action selon les clauses contractuelles.

Le suivi de la réalisation de l’action

  • Maître d’ouvrage
  • Collecte et analyse d’informations pour se rendre compte de l’Etat d’avancement de la mise en œuvre de l’action.

 

RÔLES DU MAITRE D'OUVRAGE AU COURS DE LA PHASE DE RÉALISATION

  • S'informer régulièrement sur l'état d'avancement de la réalisation de l'action.

2.2.4 La gestion

Cette phase est réalisée après la réalisation de l'action. Cependant certaines activités relatives à la gestion sont quelques fois entamées pendant la phase d'exécution du marché.

La phase de gestion comporte 3 évènements importants :

  • L'établissement des règles d'exploitation ou d'utilisation des produits de l'action ;
  • Exploitation ou utilisation de l'action par le groupe cible ;
  • Suivi de l'exploitation / utilisation de l'action.

RÔLES DU MAITRE D'OUVRAGE AU COURS DE LA PHASE DE RÉALISATION

  • Décider des principales règles de gestion de l'action.
  • S'informer régulièrement sur l'exploitation / utilisation des produits de l'action selon les règles de gestion décidées.

2.3 Rôle de Suivi dans la MO

Le suivi est un élément important de « la gestion de l'ouvrage ». Sa réalisation doit permettre de fournir (à temps) au maitre d'ouvrage des informations fiables qui permettrent de prendre de bonnes décisions pour une exploitation optimum de l'ouvrage et pour assurer sa durabilité.

Le maitre d'ouvrage est très généralement le conseil communal (le collège des élus qui a le mandat de décider au nom de la commune). Il ne faut pas confondre le Conseil Communal et le Maire (président du conseil communal). Le conseil a un rôle de délibération, c'est donc lui qui décide et le Maire exécute la décision du conseil communal. Il faut donc prendre le soin de séparer ces deux acteurs.

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