De quoi s'agit-il ?

Le mode de passation d'un marché est le type de procédures à réaliser en vue de l'attribution d'un marché.

Le choix du mode de passation n'est pas aléatoire, il dépend de différents critères (le montant des coûts de l'ouvrage, sa complexité, dans certains cas, l'urgence de la réalisation peut aussi jouer un rôle). Les critères régissant le choix du mode adapté sont définis par la loi et peuvent différer d'un pays à l'autre (ainsi, par exemple, au Bénin, dans le cas de fournitures ou de services, un appel d'offres doit être lancé à partir d'une somme de 10 000 000 FCFA, au Mali, déjà les marchés dont la somme dépasse 2 000 000 FCFA doivent être réglés par appel d'offres. Détails voir dans les commentaires au schéma synoptique des 3 modes de passation des marchés (ci-dessous)

Sources d'information :

Bénin : Narcisse Y. Zolla, Maîtrise d'ouvrage : Le processus de passation des marchés communaux, publication SNV Bénin, juin 2004, p. 14/15.

Mali : Helvetas Mali, PAD en collaboration avec D&V-consulting SARL, La maitrise d'ouvrage en six modules, mai 2002, p. 22.

Burkina Faso : Guide de Passation des marchés publics : Règlement général des achats publics et textes d'application, publié par le Ministère des Finances et du Budget, 2003 et publications Projet CND/GTZ Formation, PAD-CND/GTZ, 2004.

Pour le cas du Niger, il faut noter qu'il n'existe pas encore un document national spécifique pour les communes en matière de passation de marché, tout est pour le moment régi par Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP).

Le maitre d'ouvrage doit évidemment respecter les règles de passation des marchés - voire veiller à ce que la bonne procédure soit choisie et mise en œuvre conformément aux exigences de la loi. Pour le choix du mode approprié de passation du marché ainsi que pour une mise en œuvre selon les règles il peut se faire conseiller et/ou assister par un assistant à la maitrise d'ouvrage (AMO, par exemple : ONG, services déconcentrés de l'État, Projet/programme, etc.) ou bien par le MdOD, qui, dans ce cas pourrait même élaborer les termes de référence du dossier d'appel d'offres (DAO) ou le DAO dans sa globalité.

Chaque mode de passation suit des étapes définies – le mode le plus complexe étant celui de la passation des marchés par appel d'offres, nous allons décrire dans ce chapitre les différents types existants, leurs caractéristiques et principes clé avec un accent particulier sur la passation des marchés par appel d'offres. Pour les différents modes de passation, nous allons citer des exemples concrets qui ont été décrits par les participants de nos formations – pour plus de détails voir les tableaux dans la partie : former à la conduite d'un processus de MO (modes de passation des marchés)

4.1 Les trois modes de passation des marchés

Le gré à gré

Le maitre d'ouvrage peut dans cette variante engager des négociations avec des prestataires de son choix pour une future commande. Néanmoins, il doit obligatoirement consulter un nombre minimum d'offres (2 au Mali, 3 dans les autres pays). Les offres doivent être minutieusement comparés- le choix de l'offre se fera sur la base de la capacité (administrative, technique, financière) des concurrents, mais surtout sur la base des prix.

Exemples :

  • la construction d'un module de classes au Bénin, l'identification des prestataires a été faite conjointement par le maitre d'ouvrage et le maitre d'œuvre, le maitre d'ouvrage a par la suite choisi le prestataire et signé un contrat avec lui.
  • l'installation de bornes fontaines au point G à Bamako : le maitre d'ouvrage (le PROFOM) et le maitre d'ouvrage délégué (la commune) ont identifié 3 prestataires, par la suite c'est le MdOD qui a choisi le prestataire et qui a signé le contrat avec lui. Dans ce cas concret, la forme officielle a été respectée (au moins 2 offres pour un gré à gré au Mali), mais il faut avouer que dans la pratique courante le marché est souvent attribué directement à un prestataire.

L'adjudication publique

Il s'agit d'un mode de passation des marchés obligatoirement précédé d'une mise à concurrence et d'une présélection d'au moins 3 candidats ainsi que d'une publicité permettant aux candidats de bien être informés des conditions techniques, administratives, financières de l'ouvrage.

L'adjudication se fait en séance publique par une commission mise en place par le maitre d'ouvrage

Les plis sont donc ouverts en séance publique (« réunion d'attribution du marché »') suivant l'ordre de dépôt des offres et en présence des soumissionnaires qui veulent y participer. Le choix du candidat retenu se fait sur la base de l'offre la moins-disant.

La différence entre adjudication ouverte et restreinte se joue au niveau de la présélection :

Dans le cas de l'adjudication ouverte, tout candidat qui n'est pas frappé d'interdiction et qui est en règle au niveau des normes professionnelles et fiscales peut participer à la présélection.

Par contre, dans l'adjudication restreinte la présélection se fait entre des candidats que le maitre d'ouvrage a retenus lui-même comme candidats à la présélection

Exemple :

  • réhabilitation des bâtiments d'école
  • travaux de retapage d'un centre médical

L'appel d'offres

Il est le mode de passation le plus complexe se référant à des ouvrages importants (quant à la technicité et aux montants du marché).

Souvent, l'appel d'offres doit se faire au niveau international

Les procédures et leur ordre étant strictement réglementés il nous semble donc nécessaire de les détailler dans ce guide.

Dans un appel d'offres, il y a également un nombre de documents à élaborer qui font partie du dossier d'appel d'offres (DAO).

L'élaboration de ce dossier étant compliquée et nécessitant une certaine expertise le maitre d'ouvrage peut faire appel à des spécialistes – par exemple un bureau d'études

Exemples :

  • La Gestion déléguée des équipements marchands dans une commune de Bamako suite à une décision prise par le conseil communal. La spécificité de cet exemple est le fait qu'il intègre aussi une phase de formation de la société civile et des élus locaux à la gestion déléguée et la passation des marchés.
  • La construction et l'équipement d'une salle de classe au Niger. Les tâches pendant la passation du marché par appel d'offres ont été exécutées par le MdOD (la NIGETIV) – mode de fonctionnement appliqué jusqu'ici avec certains bailleurs de fonds. Dans ce cas, la commune est le MdO – la loi prévoit aussi la possibilité que la commune en tant que MdO se passe du MdOD.

Pour de plus amples détails sur les exemples cités sous « gré à gré » et « appel d'offres » , voir Chapitre 4, Former aux modes de passation des marchés.

Les sommes seuil et les spécificités des modes de passation des marchés sont évolutifs et peuvent changer – pour le maitre d'ouvrage il est donc absolument nécessaire de se référer aux textes actuels régissant la situation – en cas de doute ou de non-compétence, il peut toujours faire appel à un spécialiste dans la matière.

Les trois modes de passation des marchés

Tableau synoptique des caractéristiques

Type du marché

Gré à gré

Adjudication

Appel d’offres

Caractéristiques

Le MdO peut s’adresser directement aux prestataires de son choix

Peut être soit ouverte à tout prestataire

Soit restreinte :

le MdO a choisi les candidats pour la présélection

Processus complexe de choix de candidats, peut être ouvert ou restreint

Conditions qui autorisent le mode de passation

  • Le marché ne dépasse pas un montant donné

(Ce montant varie selon les pays) *

  • La spécificité des travaux ne demande pas une analyse minutieuse des personnes/de la structure d’exécution
  • Urgence des travaux
  • 2 Appels d’offre ont été infructueux
  • Résiliation d’un contrat
  • Le marché ne dépasse pas un montant donné

(Ce montant varie selon les pays) *

 

  • Les travaux demandent peu de technicité
  • Le marché dépasse un montant donné

(Ce montant varie selon les pays) *

 

  • Les travaux demandent une grande technicité

Exemples concrets

Petites réparations, travaux d’entretien

Réhabilitation d’un bâtiment

Construction d’une école

Nombre minimum d’offres obligatoires

2-3 varie selon pays

(Mali : 2, dans les autres pays : 3)

3

3

Critères de choix des candidats

Capacité des concurrents et surtout coûts

Offre la moins-disante

Offre la mieux-disante (qualité + coûts)

Préalables

  • Ouverture des plis sous conduite d’un comité technique
  • Discrétion

Bonne description et imposition des conditions techniques administratives financières à tout candidat

  • Elaboration d’un DAO
  • Commission de dépouillement
  • PV de dépouillement

 

* par exemple au Bénin, le code des marchés publics distingue 3 types de marchés avec en partie des sommes différentes selon type – ainsi dans le secteur public au Bénin les sommes du marché doivent être inférieures à :

10 000 000 pour des marchés de fournitures ou services

25 000 000 pour les marchés de travaux

pour que le maitre d'ouvrage communal ne soit pas obligé de passer par un appel d'offres public.

Tout marché qui dépasse le seuil de 25 Mio ne peut pas être géré seul par la commune, mais celle-ci doit associer les services étatiques pour un appui-conseil – il est intéressant de souligner qu'au Bénin au niveau de chaque commune il existe un service technique mandaté par l'Etat d'un travail de supervision.

Au Mali, le gré à gré (achat direct) est possible lors que le montant du marché se situe au maximum à 500 000 FCFA, les offres à présenter sont de 2 au minimum

L'adjudication restreinte se fait pour des montants entre 500 001 et 2 000 000 FCFA et l'appel d'offres pour tout marché supérieur à cela

Au Niger, de 1 à 500 000 FCFA, le marché peut être attribué de gré à gré, entre 500 001 FCFA et 5 000 000 FCFA, il est organisé par consultation restreinte, au-delà de 5 000 000 FCFA, un avis d'appel d'offres (régional ou national) est lancé

Au Burkina Faso le gré à gré n'est possible que pour les marchés de fournitures, de services et de travaux.

Pour les autres cas, selon les nouveaux règlements du marché public un appel d'offres ouvert doit être réalisé.

4.2. Les six étapes de la passation d'un marché par appel d'offres

Préalables :

  • s’assurer que l’ouvrage réponde vraiment à un besoin de la communauté, que ce besoin ait été exprimé par les bénéficiaires
  • s’assurer que le « projet » (pas forcément l’ouvrage concret mais l’idée de réponse à un problème constaté) ait été inscrit dans le PDC (plan de développement de la commune) – des exceptions peuvent être faites si un besoin urgent se présente subitement
  • s’assurer que le projet soit inscrit dans le programme annuel
  • s’assurer du financement du projet (soit au travers du budget communal, soit au travers de structures de (co-) financement
  • formalités administratives et juridiques permettant d’obtenir les autorisations nécessaires, les fonds et subventions (en cas de cofinancements externes par des bailleurs, de fonds publics etc.)
  • faire le diagnostic de l’existant
    1. aclarifier les intentions, la vision du maitre d’ouvrage
    2. clarifier la vision des futures bénéficiaires/utilisateurs concernant le problème
    3. collecter tous les éléments nécessaires permettant d’élaborer le DAO (dossier d’appel d’offres)
    4. préciser ensemble avec le MdO les objectifs et les contraintes liées à l’ouvrage
    5. faire des recherches de sources de financement
    6. réaliser les documents DAO
    7. porter à la connaissance du public l’avis d’appel d’offres en choisissant les canaux adaptés. L’avis de l’appel d’offre doit comporter les informations suivantes :
      • les dates d’ouverture et de fermeture de l’appel d’offres
      • le lieu de retrait, de dépôt du DAO
      • lieu, date, heure du dépouillement

 

Étape

Activités

Acteur en charge

1

  • Sélection d’un maitre d’œuvre

 

MdO (éventuellement à l’aide d’un AMO)

  • Étude de faisabilité

 

Prestataire sélectionné par le MdO

  • Mise en place du financement nécessaire

MdO (éventuellement á l’aide du AMO)

  • Mise en place d’un comité/équipe technique de suivi de l’intervention

MdO/MdOD

  • Élaboration des tdr et du DAO
  • Validation des tdr et du DAO

MOE **

Comité de suivi

Étape

Activité

Acteur en charge

2

  • Lancement de l’avis d’appel d’offres

MdO/MdOD

  • Mise en place du comité d’évaluation (commission de dépouillement) des offres

MdO/MdOD

  • Achat des DAO

Prestataires

  • Rédaction et dépôt des offres

Prestataires

3

  • Ouverture publique des plis
  • analyse technique et financière des offres en commission
  • Proposition au MdO d’une liste de 2-3 prestataires valables par ordre de ‘qualité’ ou constate que les montants dépassent les estimations ou qu’aucun candidat ne répond aux critères
  • Proposition d’éventuelles variantes de négociation  

Comité d’évaluation (commission de dépouillement)

4

  • Choix du prestataire sur la base de la liste proposée
  • Soumission du choix au contrôle de conformité de l’autorité et/ou du bailleur de fonds

MdO

 

MdO/MdOD

  • Avis favorable ou de non objection

Tutelle / Bailleur

  • Notification du marché auprès du prestataire

MdO/MdOD

5

  • Réponse par écrit du prestataire pour accepter le marché (avec les révisions éventuelles demandés par la tutelle/le bailleur)

Prestataire

  • Signature du contrat

MdO/MdOD et prestataire

  • Vise le contrat et enregistre le marché

Contrôle interne

  • Ajout de tous les documents techniques et administratifs nécessaires
  • Remise au MdO et au prestataire un document du marché

MOE

6

  • Lancement de l’ordre de service (par écrit) au prestataire retenu
  • Information des autres candidats du refus de leurs offres
  • Lancement de l’intervention et mise à disposition du site
  • Paiement d’une éventuelle avance
  • Suivi de l’exécution du marché par le prestataire

MDO/MdOD

 

 

Comité de suivi

** Spécificité au Mali : le maire – en tant que représentant du MdO - doit désigner un de ses adjoints pour l'élaboration des DAO (l'Arrêté n° 1383 prévoit que ce soit celui chargé des questions économiques et financières), il fait normalement appel à des spécialistes un bureau d'études, d'ingénieurs spécialisés dans la matière.

Les éléments constitutifs d'un DAO (dossier d'appel d'offres)

Le DAO est obligatoirement composé des pièces suivantes :

  • L'avis d'appel d'offres, contenant toutes les informations permettant aux prestataires d'avoir accès au dossier (dates d'ouverture et clôture des offres, date d'ouverture des plis, frais d'acquisition du dossier, etc.)
  • Le règlement particulier de l'appel d'offre (instructions aux soumissionnaires concernant le montage de l'offre, les mentions à marquer, les critères de dépouillement)
  • Le cahier des prescriptions :
    • Dispositions générales
      1. Le contrôle des travaux
      2. Les pénalités en cas de retard
      3. Les cas de résiliation
      4. Le délai d'exécution
      5. Les réceptions provisoire et définitive
    • Dispositions financières
      1. Le montant du marché
      2. Les modalités de paiement
      3. La retenue de garantie
      4. Les taxes et impôts
      5. Le règlement d'éventuels litiges
  • Le cahier des clauses / prescriptions techniques (avec la description des travaux à réaliser accompagnée d'un devis descriptif)
  • Les informations concernant le lieu de construction/le positionnement de l'ouvrage
  • Le cadre du bordereau des prix unitaires – sous forme de tableau contenant les prix unitaires en chiffres et en lettres (en général, ces prix sont définitifs et non révisables)
  • Le cadre du devis estimatif et quantitatif (sous forme de tableau comme celui du bordereau des prix unitaires plus deux colonnes pour y insérer les quantités et les montants)
  • La lettre de soumission par laquelle le soumissionnaire s'engage sur un certain nombre de points (les délais d'exécution, le prix des prestations, etc.)
  • Le contrat de passation de marché (variant selon la nature du marché – par exemple un contrat d'études, de travaux, de contrôle et surveillance des travaux, etc.)

 

  • Au Bénin, il faut explicitement ajouter aux documents mentionnés ci-dessus :
    (source : Narcisse Y. Zolla, Maîtrise d'ouvrage : Le processus de passation des marchés communaux, publication SNV Bénin, juin 2004, p. 27/28)
  • Le modèle de promesse de cautionnement d'avance de démarrage
  • Le modèle de déclaration de conformité
  • Le modèle de présentation des références techniques des travaux réalisés
  • Le modèle de présentation des moyens en personnel et en matériels proposés pour l'exécution des travaux
  • Le modèle de provenance des matériaux et des produits manufacturés entrant dans l'exécution des travaux
  • Le modèle de certificat de visite de site
  • Les formulaires A et B du code d'éthique et de moralisation de la vie publique
  • Les documents graphiques

 

Au Burkina Faso, le décret n° 2002-110/PRES/PM/MEF du 20 mars 2002 portant réglementation générale des marchés publics précise dans ses Articles 5 et 6 :

Article 5 : Tout marché public et toute lettre de commande doivent comporter notamment les mentions suivantes :

  1. l'indication des parties contractantes ;
  2. la définition de l'objet du contrat ;
  3. la référence aux dispositions du présent décret en vertu desquelles le contrat est passé ;
  4. l'énumération, par ordre de priorité, des pièces contractuelles ;
  5. le montant et les modalités de sa détermination ;
  6. le délai d'exécution du contrat ou la date de son achèvement ;
  7. les garanties exigées ;
  8. les conditions et modalités de réception des travaux ou de livraison des prestations et fournitures;
  9. les conditions de règlement ;
  10. la monnaie de paiement ;
  11. les conditions de résiliation ;
  12. le comptable public assignataire paiement ;
  13. l'imputation budgétaire ;
  14. la domiciliation bancaire ;
  15. les modalités de règlement des litiges ;
  16. la date d'approbation ;
  17. la date de notification.

Article 6 : Les bons de commande contiennent notamment les mentions suivantes :

  1. l'indication des parties contractantes;
  2. la définition de l'objet du contrat;
  3. le montant et les modalités de sa détermination ;
  4. le délai d'exécution du contrat ou la date de son achèvement;
  5. les garanties exigées s'il y a lieu;
  6. les conditions et modalités de réception des prestations;
  7. les conditions de résiliation;
  8. le comptable public assignataire chargé du paiement;
  9. l'imputation budgétaire;
  10. la domiciliation bancaire;
  11. les modalités de règlement des litiges;
  12. la date de notification.

La commission de dépouillement des offres

Contrairement aux autres modes de passation des marchés, lors de la passation par appel d'offres une commission de dépouillement des offres doit être créée. Dans certains pays, comme au Bénin cette commission s'appelle commission d'évaluation des offres ou commission communale d'évaluation des offres, au Niger et Burkina Faso, on parle aussi de la commission d'attribution du marché.

Cette commission est mise en place par le maitre d'ouvrage – donc dans le cas de la MO communale par le maire en tant que représentant du maitre d'ouvrage.

Il s'agit d'une commission technique qui a les tâches de recevoir, dépouiller, évaluer les offres - ce qui inclut évidemment aussi la vérification de la conformité des offres aux prescriptions du DAO – de rédiger un procès-verbal de la séance d'analyse et de proposer au maitre d'ouvrage un soumissionnaire à retenir (ou au cas d'un appel infructueux dû à l'absence d'une offre conforme aux prescriptions du DAO, elle formule un constat de cette situation).

Le choix définitif du prestataire est fait soit par le maitre d'ouvrage (au Bénin, Niger, Burkina Faso : le maire en tant que représentant du MdO) voire le MdOD (maitre d'ouvrage délégué) soit par le président de la commission (au Mali : le maire ou son adjoint

La composition de la commission varie selon pays :

Au Bénin, elle est composée des membres suivants :

  • son président qui est un des adjoints du maire et est désigné par lui
  • des conseillers communaux
  • des techniciens de la Mairie (responsables de services techniques)
  • le maitre d'ouvrage délégué (pour les cas où il y en a un)
  • le conducteur d'opération (pour les cas où il y en a un)
  • le maitre d'œuvre
  • des personnes ressources identifiées pour la circonstance par le maitre d'ouvrage

N.B : au Bénin, le maire ne peut pas faire partie de cette commission, car il prend, en tant que maitre d'ouvrage, la décision définitive d'attribution du marché.

(voir aussi : l'article 126 de la loi 97-029 du 15 janvier 1999, portant sur l'organisation des Communes en République du Bénin)

(source : Narcisse Y. Zolla, Maîtrise d'ouvrage : Le processus de passation des marchés communaux, publication SNV Bénin, juin 2004, p. 27/28)

Au Mali, la commission au niveau communal est composée des acteurs suivants :

  • son président : le maire ou son représentant
  • l'adjoint du maire chargé de la préparation des dossiers de marchés (président de la commission finances)
  • 2 conseillers non membres du bureau – á désignation tournant par le Maire
  • le responsable des services financiers
  • un représentant des populations bénéficiaires

N.B : au Mali, le maire peut faire partie de cette commission.

(source : Helvetas Mali, PAD en collaboration avec D&V-consulting SARL, La maitrise d'ouvrage en six modules, mai 2002)

Au Burkina Faso la commission est composée de la façon suivante :

  • la présidence de cette commission au niveau de la commune est assurée par le représentant du maitre d'ouvrage – donc le maire ou le secrétaire général
  • l'administrateur / responsable financier comme rapporteur
  • un représentant du service bénéficiaire s'il y a lieu
  • un représentant du service technique compétent
  • un représentant de la division fiscale compétente
  • un représentant du conseil communal
  • observateurs :
    • un représentant du contrôle financier ;
    • un représentant du bailleur de fonds s'il y a lieu ;
    • un représentant du maitre d'œuvre s'il y a lieu.

(sources : Arrêté n° 2003-0283/MFB/CAB du 15 juillet 2003, Guide de Passation des marchés publics : Règlement général des achats publics et textes d'application, publié par le Ministère des Finances et du Budget, 2003 et publication Procédures de passation et d'exécution des marchés publics des communes)

L'attribution du marché

Comme décrit plus haut, c'est le maitre d'ouvrage qui fait le choix définitif du prestataire, mais il y a un contrôle obligatoire avant l'attribution du marché.

Ce contrôle est réalisé par les organes politiques – la tutelle - qui peut dans un certain délai réagir à la décision du maitre d'ouvrage. En cas de conformité de la décision, la tutelle donne son avis de non-objection à la signature du contrat par le MdO avec le prestataire. Dans le cas contraire, la structure doit préciser au MdO les irrégularités identifiées – que celui-ci va essayer de corriger, soit en rectifiant la procédure soit en réalisant un nouvel appel d'offres, ou en cas d'objections limitées en invitant le prestataire à présenter une nouvelle proposition améliorée sur les points mentionnés. Dans ce cas, la réaction du prestataire conditionne l'attribution du marché.

Si l'opération se réalise avec appui financier d'un bailleur de fonds, il est important de soumettre aussi à ce dernier le contrôle de régularité

Au Mali, la loi précise que les marchés des collectivités sont exemptés des visas de contrôle financier, mais ils sont toutefois soumis aux formalités suivantes :

  • les marchés dont les montants sont inférieurs à 50 000 000 FCFA
    • ils sont localement approuvés par les représentants de la DGMP :
      • Direction Régionale du Contrôle Financier pour les régions, le District, les cercles et les communes chefs lieu de régions
      • la Perception pour les autres cercles et communes
    • les DAO et les procès verbaux de dépouillement sont également approuvés par les mêmes autorités
  • les marchés dont les montants sont supérieurs à 50 000 000 FCFA, le visa et le contrôle sont exécutés par le Secrétariat général du Gouvernement

4.3. La contractualisation dans la MO communale

La contractualisation est la matérialisation des relations, des tâches, droits et obligations qui lient les parties dans le cadre de l'intervention.

Il est important que les contrats soient élaborés correctement et minutieusement afin de limiter les litiges par la suite.

Les contrats sont signés par le maire en tant que représentant du maitre d'ouvrage et par l'autre ou les autres parties du contrat.

Il y a différents types de contrats qui peuvent lier les divers acteurs de la maitrise d'ouvrage communale, le type de contrat dépend de leurs rôles respectifs

(détails sur éléments constitutifs des différents contrats : voir les lois en vigueur dans chacun des pays)

Parties prenantes du contrat

Type de contrat

Éléments à prendre en compte

MdO et MdOD

Contrat de délégation

(matérialisé par un cahier de charges)

  • l’identité des parties
  • les documents contractuels
  • montant du contrat
  • modalités de paiement
  • durée du contrat
  • pénalités et voies de recours

MdO et prestataire voire

MdOD et prestataire

Contrat de prestation

(matérialisé par un cahier de charges)

  • l’identité des parties
  • les documents contractuels
  • (conformes au DAO)
  • montant du contrat
  • modalités de paiement
  • durée du contrat
  • les délais d’exécution
  • pénalités et voies de recours
  • le cadre juridique
  • la structure de contrôle
  • la structure de suivi

MdO/MdOD et MOE

Contrat de prestation de service (de conception)

  • l’identité des parties
  • la responsabilité respective des parties
  • les documents contractuels
  • (par ex. normes techniques)
  • montant du contrat
  • modalités de paiement
  • durée du contrat
  • pénalités et voies de recours
  • mécanismes de suivi/contrôle

MdO et AMO

Contrat d’appui-conseil

  • l’identité des parties
  • la responsabilité respective des parties
  • durée du contrat
  • éventuellement : modalités de paiement (dépend des cas) et montant

Les éléments constitutifs d'un contrat entre MdO et une entreprise

inspiré par le document : Procédures de passation et d'exécution des marches publics des communes, PAD-CND/GTZ, janvier 2004

1. Les Parties contractantes

Pour la commune :

  • le MdO (Nom et fonction de la personne responsable du marché qui représente de MdO)
  • plus éventuellement la personne chargée des finances au niveau de la commune

Pour l'entreprise :

  • nom et prénom de la personne représentant l'entreprise
  • la raison sociale et la forme juridique de l'entreprise titulaire du contrat

N.B : le Maire de la commune, les adjoints, les fonctionnaires et les agents placés sous leurs ordres ne peuvent, en aucun cas , par eux-mêmes ou par personne interposée, traiter avec leur commune ou se rendre soumissionnaires un marché communal

2. Le contenu du contrat

L'énumération par ordre de priorité des pièces qui le composent

  • Le document contractuel (marché, lettre de commande, Bon de commande, ci-inclus le délai d'exécution du marché)
  • L'offre ou la proposition du candidat
  • Le cahier des clauses administratives particulières
  • Le cahier des clauses techniques particulières
  • Le bordereau des prix unitaires
  • Le cahier des clauses techniques générales
  • Le cahier des clauses administratives générales
  • Les annexes administratives ou techniques (plans, plannings, maquettes...)

3. La forme des prix

Un marché public doit obligatoirement indiquer la forme du prix ; il en existe plusieurs formes :

  • Les prix forfaitaires
  • Les prix unitaires
  • Les prix mixtes
  • Les prix en dépenses contrôlées

4. Les modalités de règlement du prix et les délais de règlement

  • Avances
  • Acomptes

5. Les sanctions en cas de non-exécution, d'exécution incomplète

6. L'instance de règlement des litiges

N.B : les règlements en vigueur dans les pays doivent entre respectés pour que les contrats soient valables – si le MdO n'a pas les connaissances nécessaires il doit absolument chercher un appui-conseil ou déléguer la responsabilité de la constitution des éléments du contrat

Remarques générales sur la contractualisation

Lors de l'établissement d'un contrat entre deux ou plusieurs acteurs de la MO, il y a parfois un esprit méfiant entre ces acteurs, craignant que l'autre essaie d'imposer sa position ou de profiter au maximum. Cette vision des choses ne facilite bien entendu pas l'établissement du contrat ni la relation entre les parties.

Il faut plutôt être conscient de la finalité des contrats : il s'agit d'accords qui règlent les tâches, rôles et responsabilités respectives des parties prenantes dans le but de mener à bien un processus.

Cette répartition devrait se faire selon les directives de la loi en vigueur et être claire et transparente permettant ainsi à chaque acteur de connaître ses responsabilités, ses droits et obligations.

Un contrat monté dans une perspective constructive est avantageux pour tous les acteurs qui devraient pour cela comprendre la contractualisation comme un instrument de gestion de processus et non comme un moyen de négociation compétitive.

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