Les objectifs du module

  • Les participants ont réfléchi sur différents éléments (étapes, acteurs) à prendre en compte lors de la réalisation et la gestion d’un ouvrage.
  • Ils ont clarifié les responsabilités et rôles des différents acteurs impliqués dans la maitrise d’ouvrage communal.

Module en 3 ou 4 unités :

  • 1e unité : définition des phases 60 min.
  • 2e unité : Identification et analyse des étapes / phase 90 min.
  • 3e unité : Analyse des rôles et responsabilité 60 min.

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La démarche

Pour atteindre les objectifs du module au cours de l’atelier de formation, 3 principales étapes d’apprentissage ont été nécessaires à savoir  :

  1. la définition des principales phases de la maitrise d’ouvrage communale ;
  2. l’identification et l’analyse des étapes au cours de chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale ;
  3. l’identification et l’analyse les rôles et responsabilités des acteurs à chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale.

Méthodologie réalisée pour aborder chaque étape d’apprentissage  :

Étape d’apprentissage Méthodologie
Définition des principales phases de la maitrise d’ouvrage communale
  • Collecte d’idées / brainstorming pour connaître les différentes phases de la maitrise d’ouvrage communal.
  • Discussion de chaque idée proposée et regroupement par ressemblance ;
  • Définition des principales phases de la maitrise d’ouvrage communale sur la base des groupes d’idées (généralement, des titres pour les groupes d’idées).

Identification et analyse des étapes au cours de chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale

  • Groupes de travail (au moins deux groupes) autour d’une expérience vécue par un participant (membre du groupe) pour identifier et analyser les étapes (dans la situation analysée) de la maitrise d’ouvrage.
  • Discussion des résultats des groupes de travail en plénière et détermination des « Étapes de chaque phase et détail sur leur déroulement ».

Identification et analyse des rôles et responsabilités de ces acteurs à chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale.

  • Groupes de travail (au moins deux groupes) pour identifier les rôles de chaque acteur à chaque étape par phase de maitrise d’ouvrage.
  • Discussion des résultats des groupes de travail en plénière et détermination des « Rôles et responsabilités de chaque acteur à chaque étapes par phase de la maitrise d’ouvrage communale».

Détail de réalisation des étapes et quelques produits des échanges

Étape 1  : Définition des principales phases de la maitrise d’ouvrage communale

Objectif de l’étape d’apprentissage

Les participants ont défini les principales phases de la maitrise d’ouvrage communale

Démarche

En plénière, une collecte d’idées (brainstorming) est organisée. Les participants donnent leurs « idées » (à l’aide de cartes de visualisation), sur la principale question suivante  : « Quelles sont les différentes phases de la maitrise d’ouvrage communale? ».

Il faut rappeler les idées suivantes avant la collecte d’idées  :

  • La « maitrise d’ouvrage » ne concerne pas les seuls ouvrages (infrastructures), elle concerne également les services (par exemple une étude, l’assainissement de la ville etc.) et les opérations (par exemple élaboration d’un budget, planification d’une action etc.).
  • Le maitre d’ouvrage est très généralement le conseil communal (le collège des élus qui a le mandat de décider au nom de la commune).

Les idées émises individuellement sont présentées et discutées en plénière. Des idées qui ont à peu près la même signification sont regroupées avec les participants (le modérateur demande chaque fois l’avis de la plénière) et un titre est attribué à chaque groupe d’idées.

Le titre de chaque groupe d’idées nomme une phase de la maitrise d’ouvrage communale. Toutes les cartes acceptées par la plénière sont maintenues au sein du groupe de cartes. Elles constituent des activités ou étapes proposées par les participants pour la réalisation de la phase. Ces cartes (idées) seront consultées pour la suite des analyses afin de s’assurer de leur pertinence dans la réalisation de la phase.

Exemple de résultat d’une collecte d’idées (Brainstorming)

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Après la détermination des phases, deux scénarios sont possibles  :

  • Les participants échangent dans les groupes pour affiner la définition des étapes d’une phase et déterminer les acteurs dans la réalisation de chaque acteur.
    L’avantage de ce scénario est que la proposition du groupe sur les étapes et les acteurs sera validée par la plénière avant la définition des rôles.
  • Les participants échangent dans les groupes pour affiner la définition des étapes d’une phase, déterminer les acteurs et la définition des rôles des acteurs par étape.
    L’avantage de ce scénario peut être le gain de temps.

Étape 2  : Identification et analyse des étapes au cours de chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale

Objectif de l’étape d’apprentissage

Les participants ont identifié et décrit des étapes pertinentes pour la réalisation de chaque phase de maitrise d’ouvrage.

Démarche

Les phases proposées et retenues à la suite de la 1ère étape servent de base pour le travail au cours de la 2ème étape.

Quatre groupes de travail sont constitués et chaque groupe travaille sur un exemple de situations dans laquelle s’exerce une maitrise d’ouvrage communale. Il est préférable que chaque situation de maitrise d’ouvrage soit traitée.

Les domaines suivants peuvent être suggérés aux groupes de travail. Chaque groupe traite un exemple concret pour un seul domaine.

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Exemples de situations qui ont servi de base pour les travaux de groupes  :
  • Opération de planification communale ;
  • Gestion d’un Ouvrage (réseau d’adduction d’eau dans un village) ;
  • Réalisation d’un service d’assainissement;
  • Construction d’une salle de classe ;

Un membre du groupe propose un exemple concret et les réflexions/échanges sont faits autour de cet exemple. Les résultats des échanges en groupes (consensus et dissensions) sont visualisés pour être partagé en plénière avec les autres participants.

Les méthodes de visualisation varient en fonction des moyens disponibles (cartes de visualisation sur tableau mou, tableaux de conférence / padex, diapos, etc.)

Exemples de résultats des réflexions en groupe
OPÉRATION DE PLANIFICATION COMMUNALE ;
  1. Délibération du Conseil Communal pour l’élaboration du plan de développement communal (PDC)
  2. Recherche des Partenaires Techniques et Financiers
  3. Sensibilisation/Information des Populations.
  4. Formation du Comité d’élaboration
  5. Diagnostic Participatif
  6. Planification
  7. Délibération pour la validation
  8. Diffusion du PDC
  9. Exécution du Plan
  10. Suivi Evaluation du Plan
GESTION D’UN OUVRAGE (RÉSEAU D’ADDUCTION D’EAU DANS UN VILLAGE) ;
  1. Choix de l’option de gestion
  2. Définition des règles d’usage
  3. Mise en place de la structure de gestion
  4. Formation des structures de gestion
  5. Gestion de l’ouvrage
  6. Suivi de l’ouvrage
RÉALISATION D’UN SERVICE D’ASSAINISSEMENT ;
    1. Décision
      • Expression du besoin
      • Adoption par Conseil Municipal
      • Mobilisation des Fonds
    2. Planification
      • Études de faisabilité
      • Étude Techniques
      • Élaboration de BAO

 

    1. Réalisation
      • Passation du Marché
      • Exécution des Travaux
      • Réception

 

  1. Suivi
    • Élaboration fiche de Suivi
    • Visité du chantier
    • Observation
    • P.V Réunion de Chantier
CONSTRUCTION D’UNE SALLE DE CLASSE ;
  1. Prise de décision ;
  2. Mobilisation des ressources ;
  3. Etude de faisabilité ;
  4. Restitution au conseil ;
  5. Élaboration du dossier d’appel d’offre ;
  6. Lancement du dossier d’appel d’offre ;
  7. Passation du marché ;
  8. Attribution du marché ;
  9. Exécution
  10. Suivi
  11. Contrôle

Étape 3  : Identification et analyse les rôles et responsabilités de ces acteurs à chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale.

Objectif de l’étape d’apprentissage

  • Les participants ont identifié et décrit les acteurs impliqués à la réalisation de chaque étape de la maitrise d’ouvrage.
  • Les participants ont identifié et analysé les rôles des acteurs à chaque étape de réalisation de la maitrise d’ouvrage.

Démarche

En groupes de travail (dans certains cas au même moment que l’identification des étapes par phase), les participants ont identifient et analysent les rôles et responsabilités de chaque type d’acteurs.

Il se mettent énumèrent d’abord les acteurs qui prennent part à chaque étape. Ils échangent par la suite pour identifier et comprendre les rôles de chaque acteur.

Les résultats de chaque groupe de travail (autour d’exemples précis) sont encore discutés en plénière dans un objectif de partage des résultats (connaissances) et d’affinement des identifications et analyses.

Les plénières permettent (chaque fois) de faire des observations / réflexions sur les rôles et responsabilités des acteurs dans la maitrise d’ouvrage communale.

Exemple de réflexions sur les rôles des acteurs lors d’une opération de planification communale.
RÉSULTATS DES TRAVAUX DE GROUPE

Étapes

Acteurs

Rôles Responsabilités

  • Délibération du Conseil Communal Pour l’élaboration du plan de développement Communal (PDC)
  • Les élus locaux
  • Voix Délibérante
  • Le Chef de Canton
  • Le Député National
  • Voix Consultative
  • Recherche des Partenaires Techniques et Financiers
  • le Maire
  • les Partenaires Financiers
  • Lobbying pour Mobiliser les Ressources
  • Signature de Convention / ACCORDS
  • Sensibilisation/Information des populations.
  • Les élus locaux
  • La chefferie traditionnelle
  • Les groupes Socio - professionnelles
  • Groupements de jeunes
  • Groupements Féminins
  • Les Partis Politiques
  • Prestataires de Services
  • Sensibilisation information pour la participation à l’élaboration du PDC.
  • Formation du Comité d’élaboration
  • Les délégués Villageois,
  • Les élus locaux
  • Les Services Techniques.
  • Maitrise du guide d’élaboration.
  • Diagnostic Participatif

 

  • Les délégués villageois
  • les prestataires
  • Les Services Techniques déconcentrés
  • Les Élus Locaux
  • Collecte d’information.
  • Analyse des données .
  • Restitutions.
  • Planification
  • Les délégués villageois
  • Les Élus
  • Services Techniques
  • Les prestataires
  • Plan d’actions Communal
  • Plan d’investissements Communal
  • Délibération pour la validation
  • Les élus locaux
  • Les membres de droit.
  • Restitution
  • Amendement Adoption.
  • Diffusion du PDC
  • Les Partenaires au Développement
  • Les Services Techniques
  • Le Prestataires
  • La tutelle
  • Le Conseil Communal
  • Les délégués villageois
  • Validation Information / Vulgarisation
  • Exécution du Plan
  • Services Techniques
  • Prestataires
  • Organisations d’Autopromotion
  • Mise en œuvre des actions
  • Suivi Evaluation du Plan
  • Conseil Communal
  • Services Techniques
  • Élaboration d’outils
  • Connaître les niveaux de réalisation des activités
  • Aménagement du PDC
QUELQUES IDÉES ISSUES DES DISCUSSIONS

 

Le rôle du conseil communal au cours d’une opération de planification a été discuté au cours des échanges.

Dans les différents cas (au Mali et au Niger), les aspects techniques de la planification sont très souvent confiés à des « experts » en la matière (ONG, consultants ou services techniques).

La sensibilisation et la délibération relèvent du conseil communal (élus). La question de savoir s’il est opportun ou pas d’impliquer les prestataires à la phase de sensibilisation reste posée.

Une commission de travail composée d’élus et d’autres acteurs communaux (personnes ressources) peut dans certains cas conduire les opérations de planification.

Exemple de réflexions sur les rôles des acteurs dans la Gestion d’un Ouvrage (réseau d’adduction d’eau dans un village)
RÉSULTATS DES TRAVAUX DE GROUPE

Étapes

Les acteurs

Rôles et responsabilités

Choix de l’option de gestion

 

 

  • Le conseil communal
  • Les populations bénéficiaires
  • Le maitre d’œuvre
  • Assistant au maitre d’ouvrage

 

  • Sensibiliser informer les populations
  • Participer aux débats
  • Expliquer les caractéristiques et le fonctionnement de l’ouvrage
  • Expliquer les avantages et inconvénients de chaque option
  • Analyser et délibérer l’option de gestion ;
  • Donner des points de vue

Définition des règles d’usage

  • Le conseil communal
  • Les populations bénéficiaires
  • Assistant au M.O
  • Convoquer la rencontre
  • Participer aux débats proposer des règles
  • Conseiller le M.O sur le choix des règles
  • Délibérer sur les règles d’usage

Mise en place de la structure de gestion

  • Le conseil communal
  • Approuver le comité de gestion ;
  • Préparer et lancer le D.A.O (dossiers d’appel d’offre) ;
  • Signature du contrat.
  • Les populations bénéficiaires
  • Convoquer les assemblées générales ;
  • Elire les membres du bureau de gestion ;
  • Opérateurs privés
  • Participer à l’appel d’offre ;
  • Signer le contrat ;

Formation des structures de gestion

  • Le conseil communal
  • Recruter le consultant
  • Le comité de gestion
  • Participer à la formation
  • Restituer la formation aux utilisateurs
  • Les prestataires de services
  • Assurer la formation
  • Faire un rapport de formation

Gestion de l’ouvrage

  • Assistant au maitre d’ouvrage
  • Aider à l’élaboration des termes de références
  • Aider au choix du prestataire
  • Le comité de gestion
  • Gérer l’ouvrage
  • Veiller à l’entretien et à la maintenance de l’ouvrage
  • Veiller au respect des conditions d’accès à l’ouvrage
  • Suivre la gestion et l’utilisation de l’ouvrage

Les usagers d’eau

  • Respecter les règles d’accès à l’ouvrage
  • interpeller le comité de gestion de l’opérateur privé

L’opérateur privé

  • Gérer l’ouvrage ;
  • Suivre la gestion et l’utilisation ;
  • Veiller au respect des conditions d’accès à l’ouvrage ;
  • Entretien et maintenance de l’ouvrage

Suivi de l’ouvrage

Le conseil communal

  • Suivi de la gestion de l’ouvrage
  • Publication des résultats du suivi
  • Prise de décisions pour améliorer la gestion
QUELQUES IDÉES ISSUES DES DISCUSSIONS

Le conseil communal est le maitre d’ouvrage de l’élaboration du budget communal. Les participants ont affirmé que pour cette opération, il n’ y a pas de maitre d’ouvrage délégué.

La loi confère au maire le pouvoir de représenter le conseil communal tout au long du processus d’élaboration du budget.

La commission « Économie et finances » du conseil communal est un élément du comité technique constitué pour élaborer le budget. Elle n’a donc pas de pouvoir.

Au cours de l’élaboration du budget, le secrétaire général de la mairie fournit une assistance technique au maire.

Le préfet a un rôle de contrôle de la légalité et d’appui technique.

Exemple de réflexions sur les rôles des acteurs pour la réalisation d’un service d’assainissement
RÉSULTATS DES TRAVAUX DE GROUPE
 

Décision

Planification

Réalisation

Suivi

Étapes de la maitrise d’ouvrage

  • Expression du besoin
  • Adoption par Conseil Municipal
  • Mobilisation des Fonds
  • Etudes de faisabilité
  • Etude Techniques
  • Elaboration de BAO
  • Passation du Marché
  • exécution des Travaux
  • RÉCÉPTION
  • Élaboration fiche de Suivi
  • Visité du chantier
  • Observation
  • P.V Réunion de Chantier

Acteurs par étapes

  • Conseil Municipal
  • Assistant maitre d’ouvrage
  • Populations (bénéficiaires)
  • Conseil Communal
  • Services Techniques
  • Prestataires de Services
  • Maitre d’œuvre
  • Entreprise
  • Populations (bénéficiaires)
  • maitre d’ouvrage
  • Services Techniques
  • Assistant maitre d’ouvrage

 

QUELQUES IDÉES ISSUES DES DISCUSSIONS

Il est possible que le domaine de l’intervention et le mode de construction (plan de construction, modalités de financement etc.) soient prédéfinis par le bailleur de fonds. Cela ne nuit pas en principe au rôle de maitre d’ouvrage de la commune.

Certains aspects de la réalisation d’une infrastructure notamment la gestion de l’ouvrage sont confiés à des acteurs qui existent déjà ou des structures qui seront mises en place pour la circonstance. Ces acteurs ou cette structure travaillera dans le sens de proposer des modèles de gestion au conseil communal qui a le rôle de décider.

Exemple de réflexions sur les rôles des acteurs pour la construction d’une salle de classe
RÉSULTATS DES TRAVAUX DE GROUPE

Étapes de la maitrise d’ouvrage

Les acteurs par étape

Rôles et responsabilités de chaque acteur

  • Expression du besoin
  • La population bénéficiaire
  • Demande écrite
  • Prise de décision
  • Conseil communal
  • Délibération
  • Prise d’acte
  • Priorisation
  • Mobilisation des ressources
  • Le maire
  • La population bénéficiaire
  • Les bailleurs
  • Budgétisation
  • Recherche de financement
  • Financement contre parti
  • Étude de faisabilité APS-APD
  • Maitres d’œuvre
  • Service technique
  • Bureau d’études
  • Montage du dossier technique
  • Restitution au conseil
  • Maitre d’œuvre
  • Maitre d’ouvrage
  • Bénéficiaire
  • Présentation de l’APD
  • Adoption de l’APD
  • Elaboration du DAO
  • Maitre d’œuvre
  • Maitre d’ouvrage
  • Signature et publication
  • Lancement DAO
  • Maitre d’ouvrage
  • Lancement
  • Passation du marché
  • Attribution du marché
  • Maitre d’ouvrage
  • Maitre d’œuvre
  • Prestataire
  • Choix du prestataire
  • Notification
  • Contractualisation
  • Exécution
  • Prestataire
  • Exécution
  • Suivi
  • Maitre d’ouvrage et bénéficiaire

 

  • Constats
  • Remarques
  • Recommandation
  • Contrôle
  • Maitre d’œuvre
  • Vérification
  • Recommandation
  • Sanction
  • Constat d’achèvement
  • Maitre d’œuvre
  • Appréciation
  • Réception provisoire
  • Maitre d’ouvrage
  • Maitre d’œuvre
  • Prestataire
  • Signature du PV de réception
  • Réception définitive
  • Maitre d’ouvrage
  • Maitre d’œuvre
  • Prestataire
  • Signature du PV de réception
QUELQUES IDÉES ISSUES DES DISCUSSIONS
  • La réception provisoire peut se faire avec ou sans la présence des bénéficiaires;
  • La délibération se fait en trois opérations  :
    • Informer les élus sur l’objet de la délibération ;
    • Échanger (les élus) à partir des informations fournies ;
    • Voter (les élus)
Exemple de questions à la suite des échanges en plénière

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