Les objectifs du module

  • Les participants connaissent les différents modes de passation des marchés dans le contexte de la maîtrise d’ouvrage
  • Ils ont clarifié les éléments clé de l’appel d’offre (étapes, acteurs, activités, difficultés) tels qu’ils sont réalisés dans les 4 pays
  • Les participants ont réfléchi sur des éléments clé de la contractualisation dans la cadre de la maîtrise d’ouvrage communale

Le module se déroule sur 4-5 séances de travail de 90 min chacune

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La démarche

Pour atteindre les objectifs du module, les étapes suivantes ont été réalisées :

  • La présentation des 3 modes de passation des marchés et de leurs caractéristiques principales par les formateurs – suivi d’une discussion en plénière
  •  L’analyse en groupe d’exemples concrets de passations des marchés vécus pas les participants – suivis de leur présentation et des échanges en plénière
  • Travail en groupe sur la contractualisation dans la maîtrise d’ouvrage
  • Questions des participants concernant la contractualisation dans la maîtrise d’ouvrage communal – suivi des réponses trouvées pendant l’échange en plénière

Méthodologie réalisée pour aborder chaque étape d’apprentissage :

Étape d’apprentissage

Méthodologie

La Clarification des 3 modes de passation des marchés et de leurs caractéristiques principales

(environ 60 minutes)

  • Présentation en plénière d’un tableau synoptique des 3 modes de passation des marchés dans la MO et des caractéristique clé de chacun des modes – ci-inclus les variantes selon pays.
  • Discussion et questions de compréhension en plénière

L’analyse en groupe d’exemples concrets de passations des marchés

(environ 2x90 minutes)

  • Travail sur des cas concrets vécus par les participants : Travaux de groupe sur la mise en œuvre des différents modes, les étapes à respecter, les difficultés rencontrées.
  • Présentation et discussion de chaque cas en plénière
  • Les échanges autour de ces cas réels vécus nous ont permis de clarifier toute la complexité d’un tel processus et d’en tirer des conclusions pour de cas similaires de maîtrise d’ouvrage à mettre en œuvre dans l’avenir.

Travail en groupe sur la contractualisation dans la maîtrise d’ouvrage

(environ 120 minutes)

  • Les différents types d’acteurs potentiellement impliqués ont encore une fois été cités par les participants
  • En groupes de travail les participants ont par la suite réfléchi ensemble sur les éléments suivants :
    • Qui a un contrat avec qui ?
    • De quel type de contrat s’agit-il ?
    • Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la contractualisation entre les parties ?
  • En plénières, nous avons discuté sur les différents résultats des groupes

Questions des participants concernant la contractualisation dans la maîtrise d’ouvrage communal

(environ 45 minutes)

  • Suite aux présentations des différents travaux de groupe un débat a été mené sur les questions que les participants se posent dans le contexte de la contractualisation – les réponses à ces questions ont été apportées par la plénière (questions et réponses ont été visualisées durant le débat)

La démarche en détail

4.1. Les 3 modes de passation des marchés communaux

Le module a commencé par un input de la part des formateurs qui ont proposé une définition du concept de passation des marchés : « façon dont un marché est organisé et attribué ». Ils ont rappelé que les modes de passation sont réglementés par la loi et diffèrent selon les pays. Un schéma présentant les modes de passation des marchés, leurs caractéristiques, les conditions qui autorisent chaque mode de passation, le nombre minimum d’offres obligatoires par type de marché, les critères de choix des candidats ainsi que les préalables a été introduit, des échanges ont eu lieu autour de cette présentation dans le but de renforcer la compréhension des participants.

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Quelques points saillants de la discussion sur les modes de passation des marchés

  • Tous les modes de passation sont réglementés par la loi dans chacun des pays
  • Les textes de loi sont conçus pour éviter des pratiques douteuses qui peuvent compromettre la qualité des ouvrages
  • Les modalités (seuils réglant le choix des modes de passation, le nombre d’offres minimum à demander etc.) varient légèrement d’un pays à l’autre
  • Le maître d’ouvrage doit être informé par des assistants (ONG, services déconcentrés de l’Etat, Projet/programme etc.) sur les textes régissant la situation
  • Le gré à gré est une forme de passation de marché qui semble donner plus de liberté au maître d’ouvrage. En réalité elle est proposée pour des cas où la somme des travaux à réaliser est inférieure à un seuil défini (ce seuil peut différer selon pays et type de réalisation, ainsi on distingue les marchés des fournitures, des services, des travaux,) et où ces travaux ne demandent pas une grande technicité. Le gré à gré est aussi la méthode indiquée en cas d’appels d’offres infructueux, dans les cas d’urgence et dans les cas de résiliation de contrat (afin d’attribuer le marché à une autre entreprise qui sera chargée de poursuivre les travaux)
  • L’adjudication : Il s’agit d’un mode de passation des marchés obligatoirement précédé d’une mise à concurrence et d’une présélection d’au moins 3 candidats ainsi que d’une publicité permettant aux candidats de bien être informés des conditions techniques, administratives, financières de l’ouvrage.
  • L’appel d’offres est le mode de passation le plus complexe se référant à des ouvrages importants (quant à la technicité et aux montants du marché).

Souvent l’appel d’offres doit se faire au niveau international

Les procédures et leur ordre étant strictement réglementés, c’est pourquoi il est nécessaire pendant une formation sur la maîtrise d’ouvrage de traiter ce thème de façon détaillée avec les personnes concernées.

4.2. Les étapes de la passation des marché-exemples concrets pour le gré á gré et l’appel d’offres

Les participants ont ensuite travaillé sur les modes d’appel d’offre et de gré à gré. En groupe de travail, ils ont défini, sur la base d’un exemple concret d’un membre du groupe,

  1. les étapes de la passation de marché
  2. les acteurs impliqués par étape
  3. les activités à mener par étape
  4. les documents à fournir par étape et
  5. les éventuelles difficultés par étape

Les travaux de groupes ont été suivis de débats en plénière afin de partager les connaissances développées au sein des groupes.

Il s’agit donc de réalisations concrètes de processus de maîtrise d’ouvrage avec en partie des difficultés rencontrées dues à des erreurs dans la procédure ou à des spécificités du contexte et non de cas « modèle’.

Les échanges autour de ces cas réels vécus nous ont permis de clarifier toute la complexité d’un tel processus et d’en tirer des conclusions pour de cas similaires de maîtrise d’ouvrage à mettre en œuvre dans l’avenir.

Les exemples qui ont servi de base aux discussions étaient les suivants :

  • Installation de bornes fontaines au Point G à BamakoMALI : « gré à gré »
  • Construction d’un module de classe au BENIN « gré à gré »
  • Construction d’un module de classe au BENIN « appel d’offres »Construction d’une salle de classe et Equipement – BURKINA FASO et NIGER : « appel d’offres »
  • Gestion déléguée des équipements marchands en commune IV de Bamako – MALI : « appel d’offres »

Installation de bornes fontaines au Point G à Bamako – MALI : « gré à gré »

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Construction d’un module de classe au BENIN « gré à gré »

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Construction d’un module de classe au BENIN « Par Appel d’offres »

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Les points saillants après la présentation

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Construction d’une salle de classe et Équipement – NIGER : « appel d’offres »

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Suite « appel d’offres » et points saillants

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Dans la discussion autour du cas, il a été souligné que souvent la communication est difficile voire inexistante entre MdOD et commune ce qui fait que la commune n’est même pas informée de certaines activités

Gestion déléguée des équipements marchands en commune IV de Bamako – MALI : « Appel d’offres »

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Suite « appel d’offres »

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Les points saillants après la présentation

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Ce cas est bien intéressant surtout pour les enseignements qu’on peut tirer des difficultés survenus et des stratégies choisies pour les résoudre.

Pendant le suivi on a constaté des problèmes de gestion à plusieurs niveaux :

  • Les mauvaises prestations de certains G.I.E.
  • L’existence de G.I.E.s sans base juridique avec affinités à certains élus
  • La non diffusion du cahier de charges
  • La mauvaise communication en général

Un consultant « neutre » a donc été chargé par le maitre d’œuvre pour identifier les problèmes et leurs causes.

Cet exemple montre qu’il est souvent important d’insérer au début du processus une étape de formation des acteurs – par exemple sur les principes et le fonctionnement de la gestion déléguée ou sur les procédures d’attribution des marchés.

Ces formations ont le rôle d’augment les chances d’une bonne réalisation des processus et – point importantpermettent la mobilisation des acteurs qui sont ainsi associés dès le début.

4.3. La contractualisation dans la maîtrise d’ouvrage communale

Pour échanger sur la question de la contractualisation dans la MO communale nous avons cité encore une fois les différents types d’acteurs potentiellement impliqués.

Il s’agit donc des acteurs suivants :

  • Le MdO (maitre d’ouvrage)
  • Le MdOD (maitre d’ouvrage délégué)
  • L’AMO (assistant au maitre d’ouvrage)
  • Le MOE (maitre d’œuvre)
  • Le prestataire

En groupes de travail les participants ont par la suite réfléchi ensemble sur les questions suivantes :

  • Qui a un contrat avec qui ?
  • De quel type de contrat s’agit-il ?
  • Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la contractualisation entre les parties ?

Le résumé des résultats élaborés par les 4 groupes de travail

Parties prenantes du contrat

Type de contrat

Eléments à prendre en compte

MdO et MdOD

Contrat de délégation

(matérialisé par un cahier de charges)

  • l’identité des parties
  • les documents contractuels
  • montant du contrat
  • modalités de paiement
  • durée du contrat
  • pénalités et voies de recours

MdO et prestataire voire

MdOD et prestataire

Contrat de prestation

(matérialisé par un cahier de charges)

  • l’identité des parties
  • les documents contractuels

(conformes au DAO)

  • montant du contrat
  • modalités de paiement
  • durée du contrat
  • les délais d’exécution
  • pénalités et voies de recours
  • le cadre juridique
  • la structure de contrôle
  • la structure de suivi

MdO/MdOD et MOE

Contrat de prestation de service (de conception)

  • l’identité des parties
  • la responsabilité respective des parties
  • les documents contractuels

(par ex. normes techniques)

  • montant du contrat
  • modalités de paiement
  • durée du contrat
  • pénalités et voies de recours
  • mécanismes de suivi/contrôle

MdO et AMO

Contrat d’appui-conseil

  • l’identité des parties
  • la responsabilité respective des parties
  • durée du contrat
  • éventuellement : modalités de paiement (dépend des cas) et montant

Débat après présentation des différents travaux de groupes

Suite aux présentations des différents travaux de groupe un débat a été mené sur différents questions que les participants se posent dans le contexte de la contractualisation

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Le débat a permis de clarifier les questions de notre public – cette démarche permet une gestion efficace du temps de la formation et d’éviter des redondances. Au lieu de traiter tous les aspects d’une thématique, les formateurs essayent de connaître les points sur lesquels les personnes présents nécessitent des précisions, le temps disponible est donc investi pour travailler sur les aspects importants pour le public présent

Questions des participants concernant la contractualisation dans la maîtrise d’ouvrage communal – suivi des réponses trouvées pendant l’échange en plénière :

Pourquoi faut-il un contrat entre MdO et MdOD – comme ils ont les mêmes droits ?

Le MdO choisit le MdOD, ce choix est matérialisé par le contrat. Il précise aussi les conditions de cession du pouvoir et définit les compétences droits et obligations respectives, ainsi les deux partenaires sont protégés par le contrat

Y a-t-il délégation de la maîtrise d’ouvrage seulement en cas d’incompétence du MdO ?

Non, il peut aussi y avoir délégation quand l’envergure des travaux est trop élevée pour que le MdO puisse les exécuter tous- la délégation peut aussi permettre d’économiser du temps car l’exécution de certaines activités peuvent se faire en parallèle.

Dans le cadre de l’intercommunalité le MdOD peut gérer les activités de plusieurs communes

Dans le contrat entre MdO ou MdOD et un prestataire, faut-il préciser l’organe de contrôle ?

En principe oui.

Des fois on insère juste des clauses comme : en cas de retard, le contrôle sera effectué par...

Le MdO peut en effet recruter un contrôleur, définir ses termes de référence et en informer l’entreprise

Peut-il y avoir un contrat entre MdOD et MdOE ? MdOD et Prestataire ?

Oui.

Le contrat entre MdO ou MdOD et MdOE peut être un contrat de conception et/ou contrat de suivi et contrôle

Que faut-il mettre dans le cahier de charges ?

Les obligations de chaque partie, les différents clauses techniques, financières administratives

Remarques générales sur la contractualisation

Lors de l’établissement d’un contrats entre deux ou plusieurs acteurs de la MO il y a des fois un esprit méfiant entre ces acteurs, craignant que l’autre essaie d’imposer sa position ou de profiter au maximum. Cette vision des choses ne facilite bien entendu pas l’établissement du contrat ni la relation entre les parties.

Il faut pourtant être conscient de la finalité des contrats : Il s’agit d’accords qui règlent les taches, rôles et responsabilités respectives des parties prenantes dans le but de mener à bien un processus.

Cette répartition devrait se faire selon les directives de la loi en vigueur et être claire et transparente permettant ainsi à chaque acteur de connaître ses responsabilités, ses droits et obligations.

Un contrat monté dans une perspective constructive est avantageux pour tous les acteurs qui devraient pour cela comprendre la contractualisation comme un instrument de gestion de processus et non comme un moyen de négociation compétitive.

La contractualisation étant une étape clé dans la maîtrise d’ouvrage, il va de soi que le maitre d’ouvrage doit connaître tous les éléments qui doivent figurer dans les documents – souvent il est indiqué de faire appel à un appui technique pour être sur que les accords sont établis conformément aux règlements en vigueur.

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