Les objectifs du module

  • Les participants connaissent les concepts clé et les acteurs de la maîtrise d’ouvrage communal
  • Ils sont sensibilisés sur l’importance d’une bonne communication dans la maîtrise d’ouvrage
  • Les participants ont échangé sur la situation de la décentralisation dans chacun des pays représentés
  • Ils ont clarifié leur compréhension concernant les concepts : participation, planification, suivi

Module d’environ 4-5 unités de travail (unités de 90 minutes) – en traitant les concepts participation, planification, suivi-évaluation en groupes de travail parallèles (si on veut laisser travailler tous les groupes sur chacune des 3 notions, on devra prévoir 8-9 unités de travail)

 

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La démarche

Pour atteindre les objectifs du module, les étapes suivantes ont été réalisées :

  1. la définition en groupes de travail puis en plénière des notions clé de la maîtrise d’ouvrage
  2. des échanges autour des acteurs impliqués dans la maîtrise d’ouvrage et leurs potentielles relations
  3. un exercice sur l’importance de la communication entre les différents acteurs dans un processus de M.O.
  4. des travaux de groupe concernant les concepts : participation, planification, suivi

Méthodologie réalisée pour aborder chaque étape d’apprentissage :

Étape d’apprentissage

Méthodologie

Définition des notions clé de la maîtrise d’ouvrage

 

(90-120 minutes)

 

  • Des groupes de 4-5 personnes sont formés – chaque groupe ayant la tache de discuter pour clarifier ensemble puis formuler par écrit une description des notions qui ont été affectées –3 notions sont ainsi décrites par groupe, chaque notion ayant été traitée par au moins 2 groupes
  • Présentation et discussion en plénière des résultats, compléments
  • Constituions d’un résumé pour chacune des notions

Échanges autour des acteurs impliqués dans la maîtrise d’ouvrage et leurs potentielles relations

 

(environ 30 minutes)

  • Tous les acteurs potentiellement impliqués dans un processus de maîtrise d’ouvrage sont notés – les composants de chaque groupe d’acteurs sont identifiées en plénière ensemble avec les participants.
  • Les participants identifient les interrelations entre ces différents acteurs – ceux qui coopèrent directement sont liés par un trait. Le schéma ainsi obtenu montre les acteurs qui interviennent dans un processus de MO et qui a des liens de travail avec qui

Prise en compte des difficultés de la communication et de son importance dans la MO Exercice de communication

 

(environ 120 minutes)

  • Pour rendre évident les difficultés de l’échange et la transmission d’informations, un exercice de transmission orale d’un message à partir d’une simple écoute a été réalisé
  • 3 personnes jouent « activement » pendant que assistance observe et tire ses conclusions
  • Dans l’exploitation de l’expérience vécue ensemble, les obstacles au passage correct du message ont été analysés et les facteurs clé d’une bonne communication identifiés
  • Echanges sur les moments clé d’un processus de M.O. et l’importance de la communication, surtout au moment des restitutions entre les différents acteurs

Clarification des concepts : participation, planification, suivi

 

(environ 120 minutes)

  • 3 groupes de travail ont été crées – ils ont réfléchi chacun sur une des thématiques suivantes – chacun sur la base d’un canevas de questions proposé par les formateurs (détails des termes de référence pour ce travail : voir en bas)
  • les présentations des résultats en plénière ont permis à tout un chacun de connaître les éléments sur tous les thèmes et d’apporter des idées complémentaires
  • ainsi il a été constaté que la notion de « suivi » est complexe et nécessite des clarifications- celles-ci ont été apportées lors d’une discussion en plénière

 

La démarche en détail

1.1. Clarification des notions de base dans la maitrise d’ouvrage

Les participants, en groupes de travail puis en plénière, échangent pour connaître les différentes interprétations des termes et expressions proposés : des groupes de 4-5 personnes sont formés – chaque groupe ayant la tache de discuter pour clarifier ensemble puis formuler par écrit une description portée par la suite à la connaissance de la plénière. Ainsi chaque groupe pourrait par exemple travailler sur la notion « maîtrise d’ouvrage communal» – les autres termes pourraient être traités par au moins 2 groupes pour avoir des résultats provenant de différentes « sources ». Les modérateurs en tant que personnes ressources peuvent participer aux échanges pour alimenter les débats.

Cette démarche permet d’identifier des nuances de signification de ces notions, leur concrétisation par des exemples, une meilleure compréhension par les discussions et argumentations autour des termes.

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Clarification des termes maitrise d’ouvrage, maitre d’œuvre, ouvrage

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Les termes maitrise d’ouvrage, maitre d’ouvrage délégué, ouvrage

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Clarification des termes maîtrise d’ouvrage, ouvrage et assistance à la maitrise d'ouvrage

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Les termes maitrise d’ouvrage, ouvrage, maitre d’ouvrage

Sur la base des résultats des groupes de travail et d’une discussion en plénière, le résumé suivant a été retenu pour clarifier le terme Maîtrise d’ouvrage :

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Résumé des aspects clé pour clarifier la notion Ouvrage : il est important de retenir qu’un ouvrage peut être matériel (par exemple la réalisation d’un bâtiment) ou bien immatériel (un service tel qu’une étude ou une opération tel que l’élaboration d’un budget).

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1.2. Échanges autour des relations potentielles entre les différents acteurs impliqués

Tous les acteurs potentiellement impliqués dans un processus de maîtrise d’ouvrage sont notés – les composants de chaque groupe d’acteurs sont identifiées en plénière ensemble avec les participants.

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Chaque type d’acteurs est par la suite noté sur une carte, les cartes sont affichées sur un tableau, les participants identifient ensemble les interrelations entre ces différents acteurs – ceux qui coopèrent directement sont liés par un trait. Le schéma ainsi obtenu montre les acteurs qui interviennent dans un processus de MO et qui a des liens de travail avec qui :

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En bas du tableau sont noté des thèmes transversaux importants dans le contexte de la conduite d’un processus de maîtrise d’ouvrage

1.3. Thèmes transversaux importants dans la maitrise d’ouvrage

La communication

La multitude des acteurs impliqués dans la MO et la diversité des relations existantes ainsi que la complexité du processus nécessitent une bonne communication entre les structures et personnes. Pour rendre évident les difficultés de l’échange et la transmission d’informations, un exercice de transmission orale d’un message à partir d’une simple écoute peut faire « vivre » cette expérience par les participants. Une petite histoire est racontée une première fois à une personne. Puis raconté à nouveau par cette personne à une nouvelle personne ; ensuite cette deuxième personne raconte à son tour à une troisième personne la même histoire. Comment le contenu et la forme de l’histoire évolueront lors de ces transmissions ?

Trois participants quittent la salle tandis que les autres observent et notent le déroulement et les évolutions de l’histoire. Un seul rentre et entend l’histoire. Il va par la suite raconter l’histoire qu’il a entendu (sans utiliser de support écrit) au prochain participant entrant dans la salle. Celui-ci raconte ce qu’il a entendu au troisième qui vient dans la salle. Finalement cette troisième personne raconte sa version de l’histoire en présence de tous. Ensuite on peut passer à l’analyse du phénomène observé ensemble avec tous les participants. Cette analyse permet d’identifier les obstacles potentiels à une transmission correcte d’informations et les difficultés qui peuvent arriver lors d’un processus de communication. Par exemple : Les constats de 4 récepteurs du message diffèrent, dû au fait qu’ils se trouvaient à différents niveaux de l’échelle de transmission, car le contenu s’est déformé graduellement. Certains constats ont été faits à l’unanimité mais étaient quand même fausses car une interprétation fausse dès le début a été transférée comme « vérité » tout le long de l’échelle sans possibilité de correction ultérieure.

Pour renforcer l’effet de cet apprentissage, on présentera un schéma conceptuel du processus de communication, dans le cas idéal, cette présentation se fait de façon à donner aux participants l’occasion de participer au débat, de poser des questions et de l’alimenter par des exemples et expériences concrètes.

Exploitation en plénière de l’exercice « raconter une histoire en cascades »

 

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Le schéma suivant peut être présenté pour compléter les discussions :

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La simple transmission d’une information, d’un message n’est pas suffisant pour établir la communication. On peut seulement parler de communication quand les deux acteurs – émetteur et récepteur dumessage - entrent en relation, quand il y a interaction entre eux, donc des mécanismes qui permettent de vérifier si le message a été compris (par exemple par la reformulation, le feedback).

Même s’il y a une responsabilité partagée entre émetteur et récepteur du message, celui qui l’envoie a une plus grande responsabilité pour la bonne formulation de ce message. Les « erreurs » à éviter à ce niveau existent à plusieurs niveaux (voir détails en haut du tableau).

Évidemment, le récepteur a également une responsabilité – les erreurs ou obstacles à la bonne compréhension du message sont précisés sur le coté droit du tableau.

Dans tout processus de communication, la relation entre les personnes qui échangent est déterminante, les obstacles existants à ce niveau sont précisés dans la colonne du milieu sur cartons verts.

Il a également été précisé que ces obstacles existent potentiellement dans chaque processus de communication et qu’il faut donc des mécanismes pour les limiter le plus possible.

La question de la contextualisation est un élément clé permettant de vraiment comprendre un message voire de transformer une information en connaissance. Une information que l’on ne peut pas intégrer dans son système de savoir reste une donnée isolée voire incompréhensible.

Ce fait joue un grand rôle dans la communication : des savoirs qui ne sont pas en lien avec le contexte du public ne sont souvent pas internalisées par le public.

Prenons l’exemple d’une sensibilisation d’un groupe d’agriculteurs sur la question de l’irrigation. Une donnée comme 4 000 m3 par hectare par an n’aura pas son effet d’orientation pour les agriculteurs qui font l’irrigation si ceux-ci n’ont pas de compteurs et pour cela ne savent ni combien d’eau ils consomment ni si le chiffre de 4 000 m3 est une réduction ou une augmentation par rapport aux quantités tirées par eux actuellement (et comme cette « information » n'a aucun intérêt pour la personne, cette donnée sera vite oubliée et n’aura aucun effet sur leur comportement).

Autre exemple :

L’information suivante : « le prix pour 1kg de coton est de 145 CFA » peut signifier un simple chiffre pour quelqu'un qui n'a rien à voir avec la production du coton (et comme cette « information » n'a aucun intérêt pour la personne, cette donnée sera vite oubliée) , pour un commerçant ou un producteur ce chiffre peut indiquer une évolution de prix (par rapport à année précédente) ou même un élément décisif pour ses stratégies d'action (moment d'intéressant d'achat pour le commerçant car ce prix est bas, décision de changer de produit à cultiver pour le producteur (pour la même raison), indicateur pour la nécessité d'une 'politique' de solidarité entre producteurs pour un responsable de coopératives, etc.).

Un autre aspect clé de la communication sensibilisation information des adultes en milieu rural est le choix du langage adéquat à ce public : il doit être adapté au niveau du vocabulaire de ce public (pas de langage trop technique, scientifique), à la langue que ce public parle ( donc souvent langues locales uniquement) il faut aussi vérifier s’il s’agit d’un public analphabète – dans ce cas il faut chercher des moyens de communication autres que ceux basés sur les mots écrits, donc des dessins, symboles etc.

Bien dire ne veut pas toujours dire que : c’est arrivé à l’autre partie et que c’est bien compris

Les enseignements suivants en lien avec la communication des acteurs dans un processus de maîtrise d’ouvrage ont été tirés par les participants :

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Une bonne communication dans la réalisation d’une activité de maîtrise d’ouvrage doit aussi se concrétiser lors des restitutions à différents niveaux :

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La participation

Un inventaire des acteurs présents dans la commune dans un processus de développement local peut être fait à l’aide d’une collecte d’idées en plénière. L’établissement de cet inventaire permet de clarifier l’environnement dans lequel les projets de maîtrise d’ouvrage évoluent d’habitude.

Des travaux en groupe pourront par la suite être menés autour de questions comme : « dans le cadre de la MO la participation c’est quoi ? », « comment la participation se manifeste-t-elle concrètement ? », « quels sont les enjeux de la participation dans un processus de MO ? », « quelles sont les difficultés souvent rencontrés dans la maîtrise d’ouvrage ? ».

La présentation des résultats de travaux de groupe permet de comparer les différentes visions des participants de la situation et d’enrichir la compréhension.

Comme description de ce qu’est la participation dans la MO, les participants ont trouvé :

  • l’adhésion à un but de développement ;
  • apporter sa pierre à l’édifice ;
  • l’implication physique, technique, matérielle, financière, intellectuelle d’un acteur dans le processus de l’édification/la gestion d’un ouvrage ;
  • la participation active : participation aux décisions la participation passive : « incitative, poussant une décision » ou bien « implicative » donnant une motivation aux acteurs.

Comme manifestations concrètes de la participation dans la MO ont été citées :

  • la participation peut consister en un appui :
    • appui technique par des conseils, études, suivi, contrôle
    • financier par des subventions, des cotisations, des emprunts,
    • matériel, physique (par exemple par la population qui contribue aux travaux)
    • appui conseil par les formations, des sensibilisations
  • en un contrôle par les citoyens
  • en prises de décisions (par les élus)
  • en approbation (par les autorités, l’Etat, les structures de financement)

Les moyens permettant la participation de la population sont :

  • les assemblées générales
  • les réunions
  • les rencontres
  • les cadres de concertation (formels ou non formels)
  • émissions radio
  • affiches

Les majeures difficultés rencontrées par les participants dans la mobilisation des acteurs de la MO

Difficultés au niveau de certains acteurs

  • Insuffisance de sensibilisation des acteurs
  • Non respect des engagements par certains acteurs (élus, population, services techniques, Etat) 
  • Non respect des plans de développement par certains acteurs
  • Méconnaissance des textes par certains acteurs
  • La faible transparence de la gestion des finances communales
  • L’incivisme fiscal
  • Incompétence de certains réalisateurs
  • Les faibles capacités de négociation
  • Les ambitions dépassent les possibilités des communes (ressources, investissements)
  • Lourdeur administrative : tutelle ne réagit pas á temps
  • Le manque d’intérêt
  • Les pesanteurs socio-culturels, certains us et coutumes

Difficultés au niveau de la mise en œuvre du processus

  • Contournement de certains acteurs
  • Insuffisance de formation des acteurs/ manque de personnel compétent et qualifié
  • Mauvaise planification
  • Non circulation des informations ou désinformation
  • Déficit de communication
  • La non-clarification du statut foncier
  • Le système de représentation est souvent inadapté

Difficultés au niveau de la relation entre les acteurs

  • Conflits de compétences entre es communes et les services techniques
  • Conflits d’intérêt
  • Préjugés entre les acteurs
  • La méfiance entre les acteurs
  • Les insuffisances dans la gestion des conflits

Certaines de ces difficultés peuvent être réduites si chaque acteur connaît ses rôles et responsabilités et les compétences des autres et s’il agit en fonction. Une bonne connaissance des étapes de la MO ainsi que des textes et lois régissant la maîtrise d’ouvrage sont évidemment aussi nécessaires pour les responsables du processus sans oublier la bonne communication et une planification efficace.

Ce manuel voudra donc à la fois

  • aider les acteurs « directs » (élus locaux, agents des services techniques de l’État, représentants de projets, prestataires de services) à mieux connaître et comprendre leurs rôles respectifs et celui des autres
  • les sensibiliser pour la nécessité de coopérer
  • et aussi les sensibiliser pour la nécessité d’informer – voire en fonction des cas de former – les acteurs de la société civile concernés par les ouvrages

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La planification

Pour inviter les participants à réfléchir sur cet aspect on pourra poser les questions suivantes lors d’un travail en groupe :

  • Qu’est-ce que l’a planification dans le cadre de la MO ?
  • Quels en sont les acteurs ?
  • Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la planification d’un processus de MO communal ?
  • Quels sont les éléments de planification ?

Dans le cas de nos ateliers, les réponses suivantes ont été trouvées :

  • Qu’est-ce que la planification dans le cadre de la maîtrise d’ouvrage ?
  • Une méthode prévisionnelle d’organisation des activités
  • Tenant compte
    • des ressources
      • humaines
      • matérielles
      • financières
    • du temps
    • de l’environnement externe
  • Quels en sont les acteurs ?
  • Le conseil communal
  • Les populations bénéficiaires
    • Organisations socio-professionnelles
    • Organisations d’autopromotion
    • Groupements (de femmes, de jeunes)
    • Associations
  • Les partenaires au développement
  • Les services techniques
  • Les prestataires
  • Quels sont les éléments á prendre en compte lors de la planification d’un processus de MO communal ?
  • Les besoins de la population
  • Les coûts des actions
  • La disponibilité des ressources (humaines, financières, matérielles, la disponibilité dans le temps des acteurs)
  • Le temps nécessaire pour les activités
  • Les conditions de l’environnement externe
  • La législation
  • Quels sont les éléments de planification ?
  • Les objectifs
  • Les résultats attendus
  • Les activités
  • La prise en compte des risques
  • Les hypothèses / conditions
  • Les indicateurs (IOV)
  • Les coûts et la relation temps-couts
  • Les délais

Le suivi

Comme dans chaque processus complexe le suivi est un élément important de pilotage dans le cadre de la maîtrise d’ouvrage. Il est donc nécessaire de clarifier avec les acteurs concernés ce que c’est que le suivi et de les sensibiliser pour son importance dans la bonne conduite de la maitrise d’ouvrage.

Pour arriver à une compréhension commune de la notion un travail en groupe peut être mené autour des questions suivantes :

  • Qu’est-ce que le suivi-évaluation dans la maitrise d’ouvrage communal ?
  • Qui en sont les acteurs ?
  • Quels sont les éléments à prendre en compte ?

Dans le cadre de nos ateliers les réponses suivantes ont été données :

  • Qu’est-ce que le suivi-évaluation dans le cadre de la maitrise d’ouvrage ?

 

  • Un processus qui permet de vérifier la concrétisation de la planification
  • Qui permet de fournir aux parties prenantes des informations sur l’état d’avancement de la réalisation des ouvrages
  • Quels en sont les acteurs ?

 

  • Le maitre d’ouvrage
  • L’assistant au maitre d’ouvrage
  • Le maitre d’œuvre
  • Les services techniques
  • Les prestataires de services
  • La population / les bénéficiaires
  • Les bailleurs de fonds
  • Quels sont les éléments á prendre en compte lors du suivi-évaluation d’un processus de MO communal ?
  • Le chronogramme des activités
  • Le rôle de chaque acteur
  • Les délais
  • Les moyens
  • L’organisation matérielle
  • L’atteinte des objectifs, des résultats
  • Le suivi des indicateurs
  • Les écarts
  • Les mesures correctives
  • Le taux de réalisation
  • La qualité de l’ouvrage

 

La discussion suivante a permis de clarifier d’avantage certains éléments du suivi et de souligner son importance en tant qu’outil de pilotage du processus (et non de contrôle entraînant une « punition »).

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