Les objectifs du module

  • Les participants ont identifié et analysé les situations dans lesquelles le maitre d’ouvrage sollicite une assistance.
  • Les participants ont échangé sur les responsabilités du maitre d’ouvrage et sur les limites de l’assistance (appui-conseil).

Le premier objectif vise à permettre aux participants (élus ; agents des services techniques déconcentrés ; agents des ONG / structures / organisations d’appui) d’échanger, sur la base du schéma générale de maitrise d’ouvrage communale, sur les actions qui nécessitent l’appel à une assistance à la maitrise d’ouvrage.

Le second objectif vise à permettre aux deux types d’acteurs (maitre d’ouvrage et assistant de maitrise d’ouvrage) de connaître les limites des responsabilités de chacun.

Module d’au plus 2 unités de travail (unités de 120 minutes au plus)  :

Introduction au module 

15 minutes

 

Estimation du temps dans le cas d’un brainstorming pour aborder les questions :

  • 1e collecte d’idées
  • Discussions
  • Synthèse

15 minutes
45 minutes
15 minutes

 

Estimation du temps dans le cas de groupes de travail pour aborder les 2 questions.

En une session :

  • Constitution des groupes de travail
  • Présentation et compréhension des consignes
  • Travaux en groupes
  • Échanges en plénière + Synthèses

05 minutes
10 minutes
45 minutes
60 minutes

 

En deux sessions (temps par session)

  • Constitution des groupes de travail
  • Présentation et compréhension des consignes
  • Travaux de groupes
  • Échanges en plénière + Synthèse

05 minutes
10 minutes
30 minutes
45 minutes

 

La démarche

L’atteinte des objectifs ci-dessus cités nécessite le rappel des phases de la « maitrise d’ouvrage des collectivités territoriales » :

  1. Phase de décision ;
  2. Phase de planification ;
  3. Phase de réalisation de l’ouvrage ;
  4. Phase de gestion de l’ouvrage.

Au cours du module qui a traité des phases de la maitrise d’ouvrage, les participants ont, en plus de la définition des phases de la maitrise d’ouvrage, identifié les étapes de chaque phase ainsi que les acteurs impliqués et leurs rôles et responsabilités. C’est donc nécessaire de faire ce rappel pour attirer l’attention des participants sur les activités qui nécessitent une assistance à la maitrise d’ouvrage.

Méthodologie réalisée pour aborder chaque étape d’apprentissage :

Étape d’apprentissage

Méthodologie

Identification des étapes de la « maitrise d’ouvrage communale » qui nécessitent pour le maitre d’ouvrage le recours à une assistance.

Au cours des ateliers de perfectionnement, cette étape a été abordée de deux manières :

  1. Organiser un brainstorming ou « collecte d’idées » en plénière autour de la question suivante : « dans quelle situation (par étape pour chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale) le maitre d’ouvrage peut-il faire appel à une assistance ? »

    La modération peut faire recours au « métaplan ». Dans ce cas, elle distribue des cartes de visualisation à partir desquelles les participants s’expriment. Un participant peut exprimer au plus deux idées.

    Les cartes sont collectées et affichées sur le tableau en groupes d’idées.
    Des échanges sont faites autour des groupes d’idées. Les idées retenues au tableau constituent alors le résultat de l’exercice.

    La modération peut également laisser les participants s’exprimer verbalement et elle visualise directement les idées sur un tableau de conférence. Chaque idée est discutée, acceptée ou refusée par la plénière.

     

  2. En petits groupes de 4 et 3 personnes les participants échangent pour identifier les « situations (par étape pour chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale) qui nécessitent la sollicitation d’un assistant.

    Les résultats des groupes de travails sont analysés en plénière. Les résultats retenus à la plénière constituent les résultats des travaux de l’atelier.

Limites de l’assistance à la maitrise d’ouvrage communale.

Cette étape peut être abordée au même moment que celle de l’identification des situations qui nécessitent le recours à une assistance. En ce moment, la modération introduit une seconde question dans les consignes des travaux de groupes à savoir « qu’est ce que l’assistance à la maitrise d’ouvrage ne peut pas et ne doit pas faire ? »

Dans le cas où la modération déciderait d’aborder séparément la question, deux scénarios sont envisageables :

  1. Organiser un « brainstorming » ou « collecte d’idées » en utilisant le métaplan[1] ou le tableau de conférence.
  2. Organiser des petits groupes de travail (3 à 4 personnes par groupe) autour de la question « qu’est ce que l’assistance à la maitrise d’ouvrage ne peut pas et ne doit pas faire ? »

Discuter les résultats des travaux de groupes en plénière et retenir des idées qui feront l’objet de consensus.

 

N.B. : Les idées qui ne feront pas l’objet de consensus, seront également enregistrées. Il faut tout simplement l’indiquer.

Détail de réalisation des étapes et quelques produits des échanges

Étape 1 : identification des étapes de la « maitrise d’ouvrage communale » qui nécessitent pour le maitre d’ouvrage le recours à une assistance

Objectif de l’étape d’apprentissage :

Les participants ont identifié les étapes de maitrise d’ouvrage communale et plus spécifiquement, les rôles et responsabilités pour lesquelles le maitre d’ouvrage a besoin d’une assistance.

Démarche

Deux scénarios sont possibles :

Premier scénario

Un brainstorming ou « collecte d’idées » est organisé par le modérateur / la modératrice ou l’équipe de modération. Il se déroule de la manière suivante :

Le modérateur lance la question[2] : « quelles sont les situations (par étape pour chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale) qui nécessitent la sollicitation d’un assistant ? ». Les participants produisent des idées (verbalement ou par écrit).

  • Dans le cas ou les participants émettent verbalement leurs idées, la modératrice ou le modérateur transcrit les idées sur des cartes (puis les affiches après la production d’idées) ou directement sur un tableau de conférence.
  • Dans le cas ou la modération décide d’utiliser le métaplan, les participants écrivent leurs idées sur des cartes (une idée = une carte) qui sont ensuite collectées et affichées sur le panneau / tableau par groupe d’idées.

Toutes les idées sont discutées et celles qui feront l’objet de consensus constitueront les produits des réflexions.

Second scénario

L’équipe de modérateurs organise des travaux de groupes[3] autour de la question suivante : « quelles sont les situations (par étape pour chaque phase de la maitrise d’ouvrage communale) qui nécessitent la sollicitation d’un assistant ? ».

Chaque petit groupe travaille sur la même question. Au sein des groupes, les participants s’organisent pour produire, discuter et visualiser les résultats des échanges.

Les résultats visualisés de tous les groupes, sont présentés et discutés en plénière.

Exercice / jeu didactique

Un exercice didactique intitulé « jeu de l’œuf volant » peut être introduit et servir de base pour les analyses. Il consiste à faire construire par des groupes de participants, une machine (à l’aide d’instruments qui seront mis à leur disposition) qui permettra de faire tomber d’une hauteur d’au moins 5 mètres, un œuf cru sans le casser.

Les participants réalisent l’exercice en petits groupes. Chaque équipe comprend deux types d’acteurs. Ceux qui sont chargés de réaliser la machine et ceux qui sont chargé d’assister les premiers.

Un troisième groupe peut être constitué pour observer les attitudes des acteurs lors de l’exercice (cette option est facultative).

Consignes de l’exercice

  • Vous avez la tache de construire une machine, avec laquelle un œuf cru peut tomber d’une hauteur de 5 m sans être cassé.
  • Vous avez les matériels suivants  :
    • 1 boite d’allumette
    • 2 rayons
    • 1m de scotch crepp ou 1m de fil
    • 1 journal 2 ballons (eau)
    • 2 trombones
    • 1 œuf cru
  • Vous pouvez utiliser tout le matériel à votre disposition. L’utilisation de tout le matériel n’est pas obligatoire. Vous avez 90 minutes pour terminer le travail.

Exemples de résultats de la définition des étapes / actions qui nécessitent pour le maitre d’ouvrage, une assistance

Exemple 1 :

Phase de la maitrise d’ouvrage

Situation qui nécessite une assistance

Rôle de l’assistant

Décision

Insuffisance d’expertise au sein du conseil communal pour comprendre une situation ou faire le choix d’une action.

« Aide à la décision » en procurant aux élus des informations claires pour une appréciation objective de la situation ou de l’action proposée ;

Planification

Insuffisance de ressources humaines qui maitrisent le processus de planification et/ou des outils de planification.

  • Appui méthodologique ;
  • Appui à l’élaboration de termes de référence pour des prestataires éventuels ;
  • Appui financier pour la réalisation des exercices de planification ;
  • Appui à l’évaluation des coûts ;
  • Appui à la programmation des activités ;

Réalisation de l’ouvrage

Absence de maitre d’œuvre

  • Elaboration des documents (DAO) ;
  • Appui à la contractualisation;
  • Appui au choix du mode de passation des marchés;
  • Appui au suivi des activités de la réalisation de l’ouvrage;

Gestion de l’ouvrage

Méconnaissance d’un mode de gestion en cas de gestion directe

  • Conseil pour le choix du mode de gestion ;
  • Appui à la contractualisation ;
  • Appui au suivi de la gestion.

Exemple 2 :

Phases / Étapes Type d’assistance
Phase préparatoire
  • Planification et budgétisation
  • Appui-conseil
  • Financement et appui-conseil
  • Appui financier
  • Appui-conseil
  • Établissement de l’étude de faisabilité
  • Appui-conseil / technique

Phase d’attribution du marché

  • Appel d’offres
  • Appui technique
  • Ouverture des plis
  • Appui technique

Phase d’exécution des travaux

  • Suivi
  • Appui technique

Phase de réception et de clôture du marché

  • Réception partielle
  • Appui technique
  • Réception provisoire
  • Réception définitive

Quelques idées issues des discussions

  • La commission d’attribution des marchés se charge de l’évaluation des offres techniques et financières et prépare une « grille » qui permet au maire de décider. Dans un tel cas, l’appui n’est forcément nécessaire ;
  • L’appui technique est ponctuel. L’assistance technique est permanente ou est plus étalée dans le temps ;
  • La production des attachements fait partie des tâches du maitre d’oeuvre ;
  • L’attribution des marchés nécessite plus que la connaissance des textes par exemple pour le DAO. Le secrétaire général ne connaît pas forcément les textes ;
  • Pour une assistance, le conseil communal peut faire appel au service technique ou à un technicien quelconque (expert dans la matière concernée).

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Étape 2 : limites de l’assistance à la maitrise d’ouvrage communale

Objectif de l’étape d’apprentissage

Les participants ont identifié les limites de l’assistance à la maitrise d’ouvrage (ce que l’assistant à la maitrise d’ouvrage ne peut pas et ne doit pas faire).

Démarche

Cette étape peut être confondue à la première. Dans ce cas elle ne sera abordée que par une question (consigne supplémentaire) lors des travaux de groupes pour l’identification des étapes de la « maitrise d’ouvrage communale » qui nécessitent pour le maitre d’ouvrage le recours à une assistance.

Dans le cas où l’étape est réalisée de manière indépendante, la modération peut l’aborder avec un brainstorming ou un exercice en groupe de travail. Dans les deux cas, les participants produisent des idées à partir de la question suivante : « qu’est ce que l’assistance à la maitrise d’ouvrage ne peut pas et ne doit pas faire ? ».

Exemples de résultats des réflexions sur les limites de l’assistance à maitrise d’ouvrage :

EXEMPLE 1

  • L’assistance à la maitrise d’ouvrage ne peut pas prendre l’initiative de réaliser un ouvrage ;
  • L’assistance à la maitrise d’ouvrage ne peut pas exprimer directement des besoins. Elle peut cependant faire des suggestions au maitre d’ouvrage ;
  • L’assistance à la maitrise d’ouvrage ne peut pas fixer des objectifs. Elle assiste le maitre d’ouvrage pour formuler / préciser les objectifs ;
  • Quelque soit le mode opératoire, la responsabilité du maitre d’ouvrage reste entière sur les ouvrages réalisés.

EXEMPLE 2

Qu’est ce que l’assistance à la maitrise d’ouvrage ne peut pas et ne doit pas faire ?

Phase de la maitrise d’ouvrage

Ce que l’assistant à la maitrise d’ouvrage ne peut pas et ne doit pas faire.

Décision

  • Substitution au maitre d’ouvrage ;
  • Ingérence dans la prise de décision ;
  • Ne prend pas de décision ;
  • N’impose rien ;
  • Ne prend pas de décision et n’impose pas son point de vue ;
  • Ne pas s’ingérer dans les débats politiques liés à la décision ;
  • Ne décide pas du choix.

Planification

  • Substitution au maitre d’œuvre ;
  • N’impose rien ;
  • Ne peut pas planifier à la place du maitre d’ouvrage ;
  • Ne pas exclure les autres acteurs.

Réalisation de l’ouvrage

  • Substitution au maitre d’œuvre ;
  • Ne signe pas les documents ;
  • Ne sanctionne pas ;
  • Eviter d’être prestataire / exécutant ;
  • Ne recrute pas ; n’exécute pas.
  • Eviter d’être contrôleur.

Gestion de l’ouvrage

  • Ingérence dans la gestion ;
  • Eviter de contrôler et de sanctionner ;
  • Ne choisit pas le mode de gestion, ne sanctionne pas ;
  • Ne pas s’impliquer dans la gestion ;
  • N’impose pas le mode gestion ;
  • Ne gère pas l’ouvrage ;
  • Ne choisit pas la gérance.

Quelques idées clés issues des discussions après la réalisation des deux étapes :

  • L’initiative de la réalisation d’un « ouvrage » vient du maitre d’ouvrage. Si cette initiative vient d’ailleurs, elle doit être acceptée par le maitre d’ouvrage (qui doit s’en approprier).
  • Le maitre d’ouvrage exprime ses attentes / sa vision / ses besoins et formule ses objectifs ;
  • Le maitre d’ouvrage prend toutes les « décisions » relatives à la réalisation.
  • Le maitre d’ouvrage assure le suivi (lui-même ou par personne/structure interposée) / contrôle (le maitre d’œuvre engagé par le maitre d’ouvrage) la réalisation de l’ouvrage.
  • Le maitre d’ouvrage réceptionne l’ouvrage. Par cet acte il est entièrement responsable de l’ouvrage.
  • L’assistant ne devrait en aucun cas se substituer au maitre d’ouvrage.

[1] Le « métaplan » est une technique qui utilise des cartes de visualisation et des panneaux (tableaux) pour structurer les échanges et rendre efficaces les interactions entre les membres d’un groupe de discussion / d’échanges.

[2] La modératrice ou le modérateur prend le soin de visualiser clairement la question.

[3] Des petits groupes de 3 à 4 personnes.

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